Comment mettre en place un plan d'action d'achat ?

Le plan d'action se définit comme l'établissement des prévisions sur les différentes actions à mener en vue d'atteindre un objectif. En matière d'achat, il constitue une interface entre les phases d'évaluation et de mise en ouvre des décisions. Il permet de concrétiser les idées et réflexions portées. Sa forme reste à peu près la même que pour les autres activités d'une entreprise. Il intègre la définition, l'organisation, la planification et la mise en place des moyens envisagés pour optimiser l'efficacité des achats.

Pourquoi établir un plan d'action d'achats ?

Parce que ce plan permet de maîtriser totalement le processus d'achats sur toutes les facettes, allant des simples prévisions à la signature de la facture. De cette manière, l'acheteur ne risque pas d'oublier certaines tâches à accomplir en obtenant une vision globale et exhaustive de la charge future. De plus, les moyens humains et financiers à déployer sont faciles à identifier. Par ailleurs, le temps de mise en ouvre est largement maîtrisé grâce à une planification rigoureuse. Les éventuels retards peuvent également être anticipés.

En outre, l'acheteur a la possibilité de suivre l'évolution des achats afin d'éviter de naviguer à vue. Le plan d'action d'achats permet également de réfléchir à des solutions de repli, car l'analyse des conséquences des achats devient plus simple. Afin de préparer un plan d'action bien élaboré, il est nécessaire d'impliquer et de motiver les équipes en leur attribuant des rôles précis. Il devient alors facile d'anticiper les pertes de temps et d'énergie, sans oublier que la coordination s'améliore. Toutes ces conditions réunies garantissent un bon pilotage des achats.

Comment réussir un plan d'action d'achats ?

Pour faciliter les démarches, l'acheteur doit sensibiliser et solliciter ses collaborateurs à établir un plan d'action d'achats pertinent. Le succès du plan d'action repose sur cette coopération, mais aussi sur la prévision de délais réalistes. Par ailleurs, toutes les parties concernées par les achats doivent être tenues informées de l'avancée du plan. Le document du plan d'action doit être simple, clair et opérationnel. Les mesures de réussite ne doivent surtout pas être négligées, car elles sont garantes de l'application conforme du plan d'action d'achats.

Le plan d'action d'achats doit être approuvé par l'autorité compétente. Un document d'approbation est alors émis avant de mettre en ouvre le plan préalablement annoncé. Il existe deux sortes de formulaires pour les plans d'achats, à savoir celui dédié aux achats à approuver à un niveau équivalent du directeur général et le modèle de plan d'achat formel.

Les étapes d'un plan d'action d'achats

À la base, la démarche d'élaboration d'un plan d'action d'achats s'appuie sur des questions essentielles, à savoir :

• Pour quelle raison ? Pour concrétiser les tâches conformément aux prévisions de l'acheteur et pour optimiser l'efficacité des achats en fonction du budget déployé.
• Quelles actions entreprendre ? Il faut décrire le contenu sommaire du plan d'action. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails puisqu'il suffit de donner une information globale sur les achats à effectuer. L'élaboration du contenu se fait généralement en amont. Toutefois, les actions qui impactent le plus sur le projet global passent en priorité.
• Qui élabore le plan ? En général, c'est celui qui pilote et qui rend des comptes. D'autres acteurs peuvent intervenir, mais leur rôle doit être défini au préalable.
• Comment mettre en ouvre le plan d'action d'achats ? L'équipe dédiée est tenue de se conformer au plan afin d'effectuer les achats. À cet effet, le pouvoir adjudicateur lui octroie le budget nécessaire aux dépenses envisagées.
• Quand y procéder ? Des dates d'échéance sont établies afin d'organiser les achats en fonction de la disponibilité de l'acheteur et de son équipe ainsi que de la situation d'urgence des marchés. Certains outils, tels que le diagramme de Gantt, sont recommandés pour la détermination des dates de début et de fin.
• Où élaborer le plan ? Il s'agit d'un élément facultatif. Il peut être exigé si nécessaire.
• Combien ? La quantité des achats se fixe au cours de l'élaboration du plan d'action, de manière à ajuster le budget suivant les besoins et la possibilité de l'acheteur.

Comment mettre en ouvre le plan d'action d'achats ?

Le pilotage du plan d'action consiste en l'animation d'une démarche annuelle et quantifiée du progrès sur toutes les dépenses effectuées en se basant sur un dialogue avec les prescripteurs. De ce fait, le pilotage des gains devient plus facile. Celui qui pilote doit prendre en compte les coûts externes, à savoir le prix d'achat, le transport, les frais de douane et les emballages. D'autres opportunités dites " cachées " sont également à évaluer. Il s'agit des coûts internes (stockage, valeur des stocks, qualité, rendement, frais administratifs, approvisionnement, etc.), des coûts d'interface (logistique, marchandises endommagées, capacité de production, garanties, etc.) ainsi que de la création de valeur (durabilité, innovation, sécurité du produit, baisse de la consommation d'énergie, etc.).

La mise en ouvre du plan d'action d'achats s'effectue suivant un processus formalisé, connu, pérenne et issu du dialogue entre prescripteur et acheteur. Elle repose également sur une culture du gain d'achats suivant une méthode unique, s'appliquant à toutes les étapes de l'achat et partagée avec tous les acteurs concernés.