Comment faire une bonne prévision des achats

Pour avoir une vision du volume des achats futurs en rapport avec l'exécution d'un marché, les prévisions d'achats s'avèrent indispensables. À cet effet, il est nécessaire de choisir un support de stratégie d'achats et de gestion de la relation fournisseurs dans le but d'optimiser la qualité, les coûts et les délais d'achats. Pour ce faire, un modèle de prévision doit alors être établi.

Qu'est-ce qu'une prévision des achats ?

La prévision des achats est un outil ayant pour but de projeter et d'atteindre la performance future envisagée. Elle consiste à se servir de méthodes qualitatives ou quantitatives pour estimer la consommation de produits dans l'avenir. Certes, il ne s'agit pas d'une science exacte, mais elle donne la possibilité de prévoir le rendement futur de manière réaliste. Il est déjà possible d'évaluer les achats en fonction de ses composantes, qui sont :

• La tendance qui matérialise l'évolution des achats sur le long terme.
• Le cycle qui détermine l'évolution sur le moyen terme par rapport à l'activité économique ou sectorielle.
• La saisonnalité qui met en évidence la totalité des variations périodiques qui changent en fonction de la saison, du mois ou des jours.
• Les résidus aléatoires constitués par des variations non expliquées.

Pourquoi prévoir les achats ?

Le but de la prévision d'achats est financier. En effet, il permet de se préparer aux dépenses futures, de planifier la trésorerie mensuelle et d'affecter les dépenses aux produits finis. La direction commerciale est en charge de cette tâche. À cet effet, elle évalue le chiffre d'affaires avant de mettre en perspective les nouveaux contrats d'achats. Ensuite, elle projette la marge de l'entreprise. La direction des achats joue aussi un rôle dans l'élaboration de cette technique inhérente à la stratégie d'achats. Elle prend en main la réservation des volumes auprès de fournisseurs et l'examen des performances.

La prévision des achats sert également à déterminer un plan d'action permettant de réduire les coûts. Déjà, si l'argent en caisse ne parvient pas à couvrir les dépenses futures, l'acheteur peut alors anticiper les dépenses inutiles. De cette manière, un seuil de rentabilité est créé et l'entreprise peut alors espérer améliorer ses finances ou réaliser des économies. Cette technique permet également d'optimiser l'efficacité de la firme ainsi que sa productivité. En organisant mieux le budget à partir d'hypothèses réalistes, la prévision des achats aide à détailler le budget d'un marché.

Par ailleurs, le financement influe sur le démarrage ou la croissance d'une entreprise. De ce fait, le budget doit être rigoureux, de façon à montrer aux investisseurs qu'une stratégie bien définie a été mise en place pour la réalisation des achats. Grâce à cette technique, les prévisions sont plus réalistes et documentées. D'autant plus qu'une telle prévision aide à identifier les pièges pouvant se dresser au cours de la procédure d'achats. En définitive, il est indispensable de perfectionner les compétences de l'entreprise en matière d'établissement d'un budget et d'une prévision d'achats. Parfois, il est conseillé de se tourner vers une personne compétente en la matière en vue de réussir ses prévisions et, dans le futur, les achats.

Méthodes de prévisions des achats

Il existe deux sortes de méthodes de prévision des achats. Celles-ci peuvent être quantitatives ou qualitatives. Les méthodes qualitatives se basent sur l'opinion, la comparaison et le jugement. Elles concernent notamment :

• Le sondage : constitué par les enquêtes auprès des vendeurs et distributeurs de produits.
• La comparaison ou analogie historique : concerne les produits à acheter.
• Les études de marché : permettant d'anticiper les changements du marché grâce aux questions posées aux consommateurs.

Du côté des méthodes quantitatives, il s'avère nécessaire d'utiliser les données des consommations passées pour établir une prévision des achats. En voici une liste non-exhaustive :

• L'étude de la tendance du marché : tâche assignée au service comptable de l'entreprise, elle consiste à évaluer la projection linéaire, exponentielle, logarithmique ou polynomiale de la tendance d'avant. Des simulations sont effectuées en vue de permettre à la firme de s'adapter aux tendances actuelles.
• La décomposition du résultat sur les tendances, la saisonnalité et les effets aléatoires.
• La régression et la corrélation.

La réalisation d'une prévision des achats

L'entreprise peut concevoir des enchaînements de prévisions d'achats dans le cadre d'un partenariat avec un fournisseur ou d'un contrat d'attribution de marché. Les enchaînements automatiques de vente en constituent d'ailleurs un bon exemple. D'autres automatismes peuvent survenir dans le cadre de la réalisation de cette prévision. C'est aussi le cas de la saisie des tarifs automatiques typés suivant la disposition des fournisseurs.

Les conditions générales d'achat ainsi que le mode de paiement doivent figurer dans la prévision des achats. Cette dernière s'effectue à partir des prévisions de vente et des éventuels changements du marché. La branche comptable de l'entreprise dresse alors un tableau prévisionnel des dépenses mensuelles pour calculer le budget achats à établir. Dans le cas (rare) où l'acheteur public ne possède pas d'historique, il doit fournir des informations inhérentes aux marchés fournisseurs afin d'établir un bilan prévisionnel des achats. L'idéal est que le budget achats soit alors présenté dans un tableau.