Définir une politique d'achat

L'impératif d'efficacité économique pousse les acheteurs à établir une politique d'achat. Cette dernière se définit comme une stratégie visant à définir les orientations et intentions générales inhérentes aux achats et approvisionnements d'un organisme. Elle vise à déterminer les objectifs du marché et à élaborer une stratégie efficace permettant d'atteindre les objectifs. Son établissement consiste à élaborer un plan d'action assurant la mise en ouvre de la commande publique ou privée.

La politique économique

C'est à travers les nouvelles directives européennes, dont celle de 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 relative à la passation des marchés, que l'objectif des marchés a été clairement défini. Selon ces documents, les marchés constituent un instrument efficace pour assurer la croissance intelligente, durable et inclusive d'une communauté. La politique d'achat permet alors de recourir aux fonds publics ou de l'entreprise de manière raisonnée et efficace.

Les marchés publics et privés peuvent avoir plusieurs objectifs, notamment :

• L'optimisation de la dépense publique
• La simplification de l'accès des PME aux marchés publics
• L'atteinte d'objectifs sociétaux communs
• La protection de l'environnement
• La contribution à un développement durable
• La promotion de l'emploi
• La promotion de la recherche et de l'innovation.

Bien que ces objectifs constituent l'idéal dans le lancement d'un avis de marché, il convient toutefois de ne pas en poursuivre plusieurs en même temps. En effet, l'évaluation de l'efficacité de la procédure engagée peut en être compromise compte tenu des contradictions possibles entre ces objectifs.

La politique d'achat type

Suivant la circulaire du 19 juillet 2016 concernant l'application du décret n° 2016-247 du 3 mars 2016, la politique des achats type de l'État dure plusieurs années. Les achats de service effectués par l'État, les organismes et les établissements publics en sont concernés. Cette politique est définie en fonction :

• des principes directeurs envisagés pour mettre en ouvre des achats
• des objectifs quantifiés sur le court, le moyen ou le long terme
• des leviers d'achats à utiliser pour atteindre les objectifs fixés par l'environnement
• de l'optimisation du besoin en fonction de l'offre du marché fournisseurs et du juste besoin du bénéficiaire
• de l'ajustement des coûts d'achats unitaires et du coût global selon le coût total du marché
• de la maîtrise des politiques de consommation des marchés publics

La politique d'achat en est toute autre pour les services de l'État et les entreprises privées. Elle définit notamment :

• les niveaux de mutualisation entre segments d'achats, ministères ou autres établissements publics
• les principes directeurs dans l'établissement d'une centrale d'achat
• les principes directeurs relatifs à la mesure des économies d'achat
• les principes directeurs relatifs à la performance sociale et environnementale des achats
• le niveau de transparence et de déontologie dans le cadre des marchés publics
• les conditions de construction, de déploiement et de recours au système d'information des achats de l'État
• les modalités de diffusion des pratiques achats et d'animation du réseau des acheteurs
• la politique de communication interne et externe
• la stratégie de formation des acteurs de l'achat

Techniques de formalisation d'une politique d'achat

En somme, la politique d'achat définit la finalité des marchés. Il s'avère parfois nécessaire d'illustrer les objectifs d'un marché afin de définir sa politique achat ainsi que ses objectifs quantitatifs. Pour formaliser une politique d'achat, voici les quelques paramètres à prendre en compte :

• Recueillir des informations sur les réalités du marché
• Observer les mutations
• Respecter le cadre légal régissant les échanges
• Établir un plan d'action concret et efficace

Dans le cadre d'un marché public ou privé, les objectifs fixés doivent être quantifiables et évaluables dans le temps. L'acheteur fixe une date limite pour leur atteinte. Il détermine également les indicateurs en fonction desquels les changements réalisés peuvent être évalués. De cette manière, tous les éléments sont réunis pour établir un plan d'action opérationnel. Chaque étape ou action à entreprendre doit être définie avec rigueur. Pour garantir l'aboutissement de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur est tenu d'effectuer un suivi régulier des résultats du plan à l'aide d'outils adaptés en vue de procéder à des améliorations régulières. Il répartit les responsabilités au sein de son établissement et informe les fournisseurs de la nouvelle politique de gestion des achats dans le but de montrer une image dynamique.

La mise en ouvre de la politique d'achat

Une fois le plan d'action mis en place, l'acheteur intègre ses nouvelles initiatives parmi les clauses du contrat avec le prestataire. Il expose et détaille les motifs de cette démarche aux fournisseurs. Son tableau de bord doit contenir tous les éléments de la politique d'achat adoptée. Pour que la mise en ouvre de cette dernière puisse être effective, une communication solide en interne et en externe doit être établie.

La politique d'achat se décline en stratégies d'achats, modalités de traitement des besoins, valeur ajoutée et mode de gestion de la fonction achat. Sa mise en ouvre implique également le contrôle dans le traitement des besoins de la commande. La performance de la satisfaction des besoins doit être évaluée à cet effet. En outre, le pouvoir adjudicateur entreprend des actions correctives suite au reporting sur l'efficacité des achats. L'efficacité de cette politique d'achat facilite la gestion de l'acquisition des produits et services auprès des fournisseurs tout en contribuant à l'optimisation de la valeur ajoutée de l'entreprise.