Comment mettre en place un plan de progrès fournisseurs ?

L'équilibre entre les intérêts des fournisseurs et la satisfaction des besoins de la commande publique ou de l'entreprise garantit la performance d'un achat. L'acheteur se situe sur une place privilégiée lui donnant la possibilité de concevoir, contracter et déployer un plan de progrès. Il s'agit d'une démarche contractuelle visant à optimiser la performance, la productivité, la qualité et les coûts des marchés. Ce plan contribue également à l'entretien d'une relation de proximité entre acheteurs et fournisseurs. Son impact doit être évalué par le fournisseur, car son élaboration dépend principalement des intérêts de l'acheteur.

Pourquoi mettre en place un plan de progrès ?

Parce qu'il vise l'amélioration de la performance des achats. Il consiste à déterminer les objectifs partagés avec l'acheteur et à établir un plan d'action sur le court, moyen ou long terme. Il permet de capitaliser les expériences acquises afin d'optimiser les performances de chaque partie dans le cadre d'un marché. Il recense diverses actions, telles que la réduction des emballages, l'amélioration de la qualité du service, la satisfaction des utilisateurs et la réduction du nombre de SAV.

Le plan de progrès en tant qu'option facultative

L'acheteur peut accorder au fournisseur la possibilité de proposer un plan de progrès. Cette faculté doit être mentionnée dans les documents de consultation des entreprises (DCE). Le cas échéant, ce dernier précise les axes à améliorer (qualité des prestations, respect des délais, etc.). Ces axes d'amélioration doivent être validés par l'acheteur après la notification du marché. Les propositions sont libres, mais doivent être validées par les deux parties. Le plan de progrès énonce donc l'objet du plan, la durée des actions à entreprendre, les objectifs à atteindre, le planning de déploiement et l'évaluation des risques en cas de non-atteinte des objectifs.

Si le nouveau titulaire du marché propose un plan de progrès, il se doit de respecter ses engagements. Toutefois, la non-atteinte des objectifs n'est pas pénalisée puisque ce plan n'est pas une obligation. Lorsque la proposition est évaluée au niveau de l'offre, elle figure parmi les critères d'évaluation de la valeur technique de l'offre. La pertinence de la proposition est notée par l'acheteur dans le mémoire technique. Dans le cas du non-respect du plan de progrès, l'acheteur est libre d'attribuer des pénalités au fournisseur conformément aux engagements pris par celui-ci. Ces pénalités sont préalablement énoncées dans le cahier des charges administratives particulières du marché.

Le plan de progrès en tant que critère obligatoire

Il est possible pour l'acheteur d'imposer l'insertion d'un plan de progrès dans les dossiers de candidature à un appel d'offres. Cette obligation doit être mentionnée dans les documents de consultation. Elle est assortie d'une obligation de résultat puisqu'elle devient une clause d'exécution du marché. Le plan de progrès s'accompagne d'un calendrier de réalisation ainsi que des étapes de contrôle. Étant donné son caractère obligatoire, la non-atteinte des objectifs peut conduire à l'application de pénalités. Si le fournisseur est tenu d'installer une plateforme Internet pour le suivi de la maintenance d'un bâtiment, son travail fait l'objet d'un contrôle intermédiaire. Un calendrier de déploiement et un délai d'exécution sont déterminés avant l'exécution du contrat.

Le suivi du plan de progrès

Une fois la mise en place du plan de progrès entamée, il s'avère nécessaire de déterminer les modalités de suivi de son application. À cet effet, l'acheteur est libre de proposer ou d'imposer au fournisseur un tableau de bord avec des indicateurs associés. On y retrouve notamment les différentes phases d'évolution ainsi que les modalités de contrôle. Par ailleurs, c'est au pouvoir adjudicateur que revient la décision d'arrêter les périodicités de mises à jour du tableau de bord. Le fournisseur est libre de suggérer d'autres indicateurs et modalités de suivi selon ses possibilités. Ces modalités doivent être validées par l'État ou l'entreprise adjudicatrice.

Le plan de progrès et les modalités de contrôle envisagés doivent être définis sur toute la durée du marché ou jusqu'à la satisfaction de la commande publique. L'acheteur a la possibilité de reconduire ou de résilier le marché en fonction de son évaluation portant sur l'avancement du projet. De plus, il est en droit de pénaliser le fournisseur ou de lui octroyer diverses primes, selon son appréciation. Les résultats sont jugés à partir d'une revue de performance tenue à jour. Par ailleurs, de nouveaux objectifs peuvent être définis une fois les objectifs initiaux atteints.

La réponse à l'avis de marché

L'impact du plan de progrès est pris en compte dans la réponse d'un fournisseur à un marché. Celui-ci doit définir le niveau de contrainte, sa capacité à atteindre les objectifs, et l'obligation de moyen ou de résultat. Le plan peut figurer parmi les critères d'évaluation d'une offre. À cet effet, il convient de bien l'élaborer dans le mémoire technique. De cette manière, l'offre détient une chance de gagner le point qui fait la différence par rapport aux autres propositions. Ainsi, le fournisseur peut devenir le nouveau titulaire du marché grâce à la pertinence de sa proposition.

Du côté de l'acheteur, ce plan de progrès implique mieux le fournisseur dans sa politique de progrès et d'amélioration continue. Les résultats profitent aux deux parties, optimisent l'efficacité du marché et favorisent le maintien d'une bonne relation entre elles.

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