Comment rédiger une charte de déontologie des achats

Document facultatif interne, la charte de déontologie des achats possède un pouvoir adjudicateur. Concrètement, elle définit les règles de bonne conduite que les acheteurs s'engagent à respecter dans leur relation avec les fournisseurs.

Les objectifs d'une charte de déontologie de l'achat

Votée en interne par le conseil d'administration d'une entreprise, la charte de déontologie précise les règles applicables à l'achat pour tout le personnel concerné. L'objectif d'une telle charte est, comme pour le domaine public, de sensibiliser les acheteurs dans l'exercice de leurs fonctions face aux éventuelles problématiques relatives à l'achat, d'assurer l'indépendance de la direction achats et d'encadrer le dialogue avec les collaborateurs économiques. Dans le secteur public, cette relation doit obligatoirement respecter les règles élémentaires de liberté d'accès aux marchés publics, d'égalité de traitement et de transparence, et s'opposer à toute prise illégale d'intérêt ou tout avantage injustifié.

Ainsi, la charte de déontologie de l'achat rappelle les principes fondamentaux de la commande privée ou publique, mais également :

a. Les règles de déontologie des salariés :

• bonne utilisation des deniers
• confidentialité des informations
• déclaration d'intérêts :
• financiers
• pénaux
• disciplinaires

La charte de déontologie des achats précise également l'attitude que les collaborateurs de l'entreprise doivent adopter au regard des invitations ou des cadeaux de la part des fournisseurs.

b. Résumé des objectifs de la charte de déontologie des achats:

• poser le cadre de la relation acheteurs/fournisseurs
• donner des repères aux acheteurs en posant les limites de leurs actions
• rassurer dans les échanges ou les rencontres avec les fournisseurs
• savoir ce qu'il est possible d'accepter ou ce qui doit être refusé

Une charte de déontologie pour sécuriser l'achat et l'acheteur

Les propositions de visites de chantier, de déjeuners ou de cadeaux de la part d'un fournisseur à un acheteur peuvent être mal interprétées et entacher l'image et la réputation d'une entreprise. En effet, les risques pénaux liés à cette situation sont omniprésents dans le quotidien des managers d'organisations privées et des marchés publics, d'où l'importance d'établir une charte de déontologie précise englobant ces éventualités.

En plus de ces situations pouvant être qualifiées de corruptions, les risques pénaux relatifs à la prise illégale d'intérêt et au délit de favoritisme constituent une véritable épée de Damoclès sur la tête des entreprises titulaires de marchés publics, des agents publics et des élus. Ainsi, la rédaction d'une charte de déontologie des achats sert d'outil de sensibilisation et de sécurisation. Reste à savoir comment mettre en ouvre un tel outil.

a. Comment établir une charte de déontologie : les guidelines

Certains points importants sont à retenir lors de l'élaboration d'une charte de déontologie des achats. Celle-ci doit être opérationnelle et pratique, et répondre aux questions précises que se pose l'ensemble des maillons de la chaîne d'achat. Elle doit également préciser l'attitude à adopter lors d'une situation préjudiciable et expliquer comment éviter les conflits d'intérêts, résister aux pressions, gérer les cadeaux éventuels des entreprises ou maîtriser les échanges d'informations sensibles.

In fine, établir un tel outil, c'est faire acte de pédagogie tant en externe (par la valorisation de la réputation et de l'image de l'entreprise ou de la collectivité) qu'en interne (par la promotion de bonnes pratiques et le rappel des règles fondamentales).

Bon à savoir : la charte de déontologie n'est pas un guide des procédures. Elle doit exprimer une liste des actions autorisées et non un guide des interdits.

b. Sécuriser le sourcing

Le sourcing qui désigne les démarches entreprises pour trouver des fournisseurs demeure compliqué tant pour les entreprises privées que pour les collectivités locales. Par conséquent, l'intérêt de poser les bases du sourcing dans la charte de déontologie permet de déterminer dans quelles conditions les acheteurs ont la possibilité de rencontrer les fournisseurs potentiels dans le cadre de la préparation d'un marché ou suite à une première consultation. À titre d'exemple, la charte peut préconiser la tenue de visites de courte durée de façon à conférer un caractère strictement professionnel à l'intégralité de la réunion, ainsi que la rédaction d'un compte-rendu à l'issue de la rencontre.

c. Le stade de l'exécution à ne pas négliger

Si la phase du démarchage reste la plus à risques, le stade d'exécution mérite également l'attention des entreprises. Ici, la charte de déontologie des achats doit cadrer au maximum l'ensemble des étapes rythmant l'exécution du marché afin d'éviter des dérives fréquemment constatées, notamment :

• l'attribution de marchés additionnels sans mise en concurrence
• le dépassement des délais de livraison sans justification
• la sous-traitance intégrale de prestations tolérée par le donneur d'ordre public

Il est également utile de rappeler que les avenants éventuels et les pièces contractuelles doivent être respectés, et que les remises sur les pénalités de retard ne sont pas tolérées, sauf dans le respect de certaines formalités.

d. La déontologie dans les tuyaux réglementaires

La prévention des risques liés aux achats et aux acheteurs via l'adoption d'une charte déontologique est dans l'air du temps. D'ailleurs, les États membres doivent être en mesure de s'assurer que les acteurs concernés prennent les mesures adaptées pour détecter, prévenir et remédier à des conflits d'intérêts. Ex-ministre de la Réforme de l'État, Marylise Lebranchu avait proposé en 2013 d'interdire les cumuls d'activités et d'instaurer un régime de déclaration d'intérêts ainsi qu'une garantie pour les lanceurs d'alerte.