Comment mettre en place un montage contractuel achat

Ayant un impact opérationnel et économique, le montage contractuel sert à faciliter l'exécution d'un marché tout en offrant plus de visibilité aux fournisseurs. L'application des règles ou des procédures juridiques définies par le code des marchés publics permet d'exprimer au mieux les objectifs de gains.

Mettre en contexte le montage contractuel achat

Il est clair que la rédaction d'un marché relève du domaine juridique, mais pas que. En effet, si les engagements d'un contrat ou d'une négociation doivent respecter les exigences posées par le code des marchés publics et assurer l'adaptation juste des besoins aux stipulations des cahiers des clauses administratives générales (CCAG), les acheteurs doivent également réfléchir à l'application de leurs stratégies tout en gardant le contrôle sur la relation fournisseurs.

L'enjeu d'un montage contractuel est d'accroître la performance de la fonction des achats et non de répéter aveuglément les habitudes de travail acquises. Ainsi, les points suivants sont autant de bonnes pratiques achats à prendre en considération en rédigeant ce document :

• Imposer une obligation de résultat aux fournisseurs
• Définir les modes et les intervalles de paiements afin de mieux maîtriser l'échéance des prestations
• Rechercher des gains de productivité
• Définir la durée du marché selon les investissements éventuels
• Offrir une meilleure visibilité sur les besoins
• Valoriser la performance par le biais de clauses incitatives

Les objectifs du montage contractuel

Promue par le droit de l'Union européenne, l'égalité d'accès des fournisseurs aux marchés publics irrigue le droit de la commande publique. Cependant, il est important de garder en tête que les règles de mise en concurrence et de publicité diffèrent en fonction du type de contrat à conclure. Ainsi, lors de la mise en ouvre d'un projet, il convient d'en déterminer les principales caractéristiques afin de rédiger le modèle contractuel le plus approprié, auquel peut être attachée une procédure de mise en concurrence définie.

Les enjeux du montage contractuel sont :

• d'identifier les différentes formes de montages contractuels
  • marchés simples
  • marchés à tranches
  • marchés à phases
  • marchés à bons de commande
  • accords-cadres
• d'identifier les forces et les faiblesses du montage contractuel envisagé et de définir ses leviers d'optimisation

• de comprendre la gestion de panel par accords-cadres

Déterminer les possibilités contractuelles en fonction de l'objet d'un contrat

Avant de choisir un modèle de montage contractuel ou un autre, l'acheteur doit réfléchir en amont au mode de réalisation de la prestation recherchée. Dans certains cas, il est tout à fait possible de la prendre en charge en interne, mais dans d'autres, il pourrait être préférable de développer une structure spécifique dédiée à la réalisation du projet.

La nature des prestations demandées par les collectivités locales dans le cadre d'un marché est le premier point à prendre en compte en optant pour le montage qui sera mis en ouvre.

Par exemple : un marché public sera mis en ouvre s'il s'agit de se faire livrer des biens physiques. A contrario, le choix est multiple s'il s'agit de prendre en charge une prestation de services :

• Un marché public peut être conclu s'il s'agit d'une prestation unique, de courte durée ou récurrente. Le but est de répondre aux besoins fonctionnels de la collectivité (entretien des espaces verts ou nettoyage des locaux communaux).
• Une concession de service public (anciennement délégation) sera mise en ouvre s'il s'agit de confier la prise en charge de l'intégralité d'une mission relevant de la collectivité ou la gestion d'un service public à un tiers (gestion d'un équipement sportif ou restauration scolaire).

Pour la réalisation de travaux :

• S'il s'agit de mettre en ouvre une opération d'aménagement autorisée et financée par une collectivité : envisager une concession d'aménagement.
• S'il s'agit de réaliser, rénover, transformer, entretenir, exploiter ou financer un ouvrage sans délégation de service au prestataire retenu : envisager un marché de partenariat.
• S'il s'agit de construire à titre principal un ouvrage pour l'exploiter ensuite : envisager une concession de travaux.
• Si la mise en ouvre des travaux est un préalable à la réalisation d'un service public ensuite menée par le cocontractant de l'administration : conclure une concession de service public.
• Si les travaux ou l'ouvrage sont réalisés contre un prix déterminé : conclure un marché public.

Les tactiques contractuelles

Dans l'optique d'améliorer la rédaction des marchés, le ministère de l'Économie et des Finances a publié les recommandations suivantes :

• Simplifier la rédaction des clauses du montage contractuel :
  • éviter les répétitions
  • adopter un langage simple, concis et précis
  • utiliser des termes attrayants pour les entreprises
• Réfléchir à la forme de prix même si une variation n'est pas obligatoire
  • préférer des prix révisables
  • adapter la formule paramétrique à la durée et la nature des prestations
• Éviter les pénalités excessives
  • se référer à celles suggérées dans le CCAG afin d'inciter la bonne exécution du marché tout en maintenant son juste équilibre
• Insérer des clauses d'intéressement ou incitatives
• Prévoir une avance et en augmenter le taux si le marché requiert un investissement préalable de la part des entreprises
• Prévoir des acomptes fréquents et les faire correspondre aux paiements et aux charges des titulaires
• Rappeler les améliorations importantes à réaliser en termes de délais de paiement des marchés publics

Mener une politique de paiement dynamique en honorant les factures dans les plus brefs délais