Comment mettre en place une organisation de la fonction achat ?

Actuellement, la gestion des achats prend une tournure plus complexe et plus stratégique. Depuis un certain temps, la fonction achat a été établie en vue de conférer aux acheteurs de nouvelles responsabilités ainsi que des prérogatives plus importantes. Elle se définit comme une entité responsable de la prospection, de la négociation des marchés et de la sélection des produits ou services en fonction des besoins de l'entreprise. La gestion des besoins de l'entreprise en dépend. De ce fait, ce poste requiert une organisation pointilleuse. Cette dernière impacte sur l'efficacité de la fonction.

L'évolution de la fonction achats

Étant donné que les achats varient en fonction de la nature du besoin, la mise en place d'un service spécifique est de mise. L'évolution de la fonction achat a connu diverses tournures. Au départ, celle-ci était une simple fonction administrative. Puis, elle s'est développée en fonction négociatrice avant de finir en fonction intégrative. Le caractère administratif de cette fonction se manifeste par une autorisation octroyée aux comptables pour connaître les engagements à payer et le montant des factures. L'acheteur joue le rôle d'exécuteur sur une courte période. Ce mode de fonctionnement était courant à l'époque de l'économie de production et de la faiblesse de la valeur ajoutée des achats. Toutefois, il subsiste encore jusqu'à aujourd'hui.

La fonction achats possède un caractère lié à la négociation puisque l'acheteur se charge de la passation des commandes tout en négociant avec les fournisseurs. Il use parfois d'une stratégie pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs afin de réaliser les meilleurs achats possible au profit de la commande publique ou de l'entreprise. De ce fait, la valeur ajoutée augmente grâce à la négociation des prix des produits ou prestations. La recherche d'optimisation des achats à court et moyen terme s'est alors inscrite dans les missions de la fonction achat. La majorité des entreprises modernes se trouvent encore à ce niveau de développement. Les transformations de l'économie jouent également en faveur de cette évolution de la fonction achats. En deux décennies, l'économie de production a laissé sa place à l'économie de marché. L'organisation des entreprises en est modifiée. Il en est de même pour le mode de calcul des prix et des produits.

L'économie de production consiste à associer le prix de vente d'un produit ou d'un service à la somme des coûts de l'entreprise, avec une majoration d'une marge bénéficiaire. En économie de marché en revanche, le marché dicte le prix de vente étant donné la supériorité de la valeur de l'offre par rapport à la demande. Le montant des achats représente entre 40 et 70 % du prix de revient, conférant un rôle stratégique à l'acte d'achat. C'est alors que l'objectif de l'entreprise est d'atteindre le prix de revient en vue de pérenniser ses activités et son existence. Par ailleurs, la fonction achats est considérée comme intégrative, car les solutions techniques qu'elle propose agissent sur la détermination des tarifs sur une courte, moyenne ou longue période. Elle intègre obligatoirement les informations sur les produits, le marché et les prix proposés.

Les responsabilités de la fonction achats

La fonction achats est en charge de quatre missions distinctes :

• L'acquisition de biens ou services.
• La contribution au profit de la société grâce à l'augmentation de la marge par la négociation des achats.
• La recherche des meilleures marchandises en vue d'optimiser la valeur ajoutée.
• La garantie de la qualité des produits et services consommés.

La satisfaction des besoins internes de l'entreprise constitue une priorité pour la fonction achats. En outre, elle contribue au profit de la société en trouvant le meilleur rapport qualité/prix et en déterminant les quantités d'achats appropriées. Elle apporte également de la valeur ajoutée à l'entreprise en assurant une prospection permanente et fructueuse auprès de fournisseurs potentiels. Elle se charge du suivi de la performance des fournisseurs en réalisant des audits afin d'anticiper toute défection de marchandises. La nature technique du bien ou du service concerné, son importance et la spécificité du marché fournisseur influent sur la spécification des responsabilités de la fonction achats.

L'organisation de la fonction achats

La mise en place de l'organisation de la fonction achats repose sur le respect des deux critères suivants : la politique d'achat et la communication avec les autres branches de l'entreprise.

a. La politique des achats

Il s'agit d'une technique qui définit les règles qui orientent l'action de la fonction achat. L'établissement d'une politique des achats revient à la direction générale de l'entreprise. Grâce à cette organisation, chaque fonction de l'entreprise contribue à sa performance. En définition une politique générale avant le reste, chaque politique spécifique oriente les actions de chaque branche et assure leur cohésion. La politique des achats est constituée par les objectifs en termes d'achats (prix du marché, autofinancement, coût de revient, etc.), les relations avec les fournisseurs, les règles déontologiques et les règles de communication.

b. La communication avec les autres fonctions de l'entreprise

Étant donné le nombre conséquent des missions de la fonction achats, une collaboration avec les autres fonctions de l'entreprise s'impose. Cette fonction est parfois tenue de travailler avec la Direction générale, la Direction marketing, le service de recherche et développement, la Direction financière, la fonction approvisionnements et la fonction production. L'organisation de la fonction achats dépend entièrement de l'entretien d'une relation solide et durable avec ces différentes entités. Il en va de la performance des achats.