RGPD et données RH: quelles solutions pour se mettre en conformité?

Non, le RGPD ne concerne pas exclusivement les données personnelles de vos clients! Tout traitement de données personnelles, y compris à des fins de gestion des ressources humaines en entreprise, doit désormais se conformer au Règlement général sur la protection des données personnelles, qui entre pleinement en application le 25 mai prochain.

Une récente conférence organisée par Nibelis, éditeur de logiciel RH, a permis de faire le point sur les questions que soulève le RGPD pour les services RH, et sur les solutions que ces derniers peuvent mettre en place. En effet, les salariés, habitués à un certain confort, ont pour usage de solliciter leurs anciens employeurs afin de récupérer des documents administratifs, le plus souvent des bulletins de paie. Et pourtant, le RGPD ne laisse pas planer de doute quant aux obligations des services RH: "Il ne faut pas conserver les données ad vitam eternam: vous devez même les effacer 5 ans après le départ de vos salariés - soit un délai raisonnable pour se prémunir d'éventuels litiges", confirme Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats innovants.

Mais "que dire à une employée qui a cumulé des dizaines années d'ancienneté et qui sollicite son historique de bulletins de paie?", s'interroge Caroline Bettini, HR Director du groupe Revue Fiduciare. La réponse de Franklin Brousse est sans équivoque: "Ces données ne vous appartiennent plus à partir du moment où vos salariés quittent l'entreprise. Vous devez les leur restituer et il est de votre devoir de les sensibiliser sur ce sujet. Un coffre-fort électronique est LA solution pour gérer ce type de problématique. Le délai de restitution des données aux salariés partis est fixé à un mois. Charge à l'employeur de solliciter ses sous-traitants pour récupérer ces données." En effet, avec le principe de coresponsabilité entre responsable du traitement et sous-traitant, le RGPD instaure un régime de responsabilité en cascade, donnant naissance à une chaîne de responsabilité: au-delà du responsable du traitement, la réglementation impose de vérifier la conformité de toutes les parties prenantes, quel que soit leur niveau de sous-traitance.

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