Comment optimiser la gestion qualité achats ?

L'entité adjudicatrice passe parfois par un manque de ressources pouvant impacter sur l'exécution de ses marchés. Elle peut perdre le contrôle sur les coûts d'exploitation et d'investissement. De ce fait, l'optimisation des achats devient une nécessité afin d'anticiper les risques d'inaboutissement des marchés. Cette solution touche en particulier la " fonction achat " et doit être envisagée de manière à rétablir l'équilibre stratégique dans le cadre de l'exécution d'un marché.

Mutualiser des achats

Cette solution constitue un levier important pour optimiser la qualité des achats. Or, les acheteurs publics n'y recourent que rarement. Pour cause, le manque d'informations sur ce type d'opération. De ce fait, toutes les possibilités ouvertes proposées dans les articles 26 à 28 de l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 sont ignorées des entités adjudicatrices. La mutualisation des achats consiste à rassembler plusieurs acheteurs autour de la gestion d'un besoin défini qu'ils gèrent en commun. C'est par exemple le cas des communes décidant de lancer ensemble un seul marché pour assurer l'entretien de leurs voiries.

Le but de cette mutualisation est de minimiser les coûts de procédure tout en bénéficiant d'une qualité de service adaptée à leurs besoins. Les entreprises sont vivement encouragées à adopter cette solution dans le cadre de la campagne de dématérialisation de la commande.

Procéder à l'analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle du besoin devient déterminante pour l'optimisation de la qualité des achats. Cette technique aide à connaître le besoin sans tenir compte des contraintes économiques, techniques ou financières. Elle favorise donc l'émergence de nouveaux opérateurs économiques et accroît la concurrence donnant la possibilité à l'acheteur public de trouver des solutions innovantes. Elle présente plusieurs avantages, tels que l'optimisation de la performance achat, l'ouverture et l'intensification de la concurrence entre fournisseurs, la réduction des coûts d'achat et l'émergence des offres innovantes.

L'analyse fonctionnelle requiert la rédaction d'un cahier de charges fonctionnel à effectuer après la mise en place d'un dialogue entre acheteur et prescripteur. Le dialogue se tient après l'identification des prescripteurs, définis comme les personnes porteuses d'une demande et pouvant influencer l'acheteur sur le choix d'un produit. Une fois les prescripteurs identifiés, l'acheteur prépare les éléments du dialogue.

Recenser les contraintes

Identifier un besoin implique l'analyse des contraintes éventuelles. De plus, l'analyse fonctionnelle ne peut totalement produire d'effet si le nombre de contraintes n'est pas déterminé. À défaut, les solutions ne peuvent pas combler la performance des achats. Les contraintes se divisent en deux groupes. En premier lieu, on retrouve les contraintes externes qui concernent essentiellement les contraintes liées au marché. Elles peuvent être juridiques, c'est-à-dire issues de la réglementation des marchés ou de la réglementation générale. En second lieu se trouvent les contraintes internes qui touchent essentiellement le plan économique (plafonnement du budget, organisationnel (organisation interne, protocole de travail, etc.), de l'utilisation (résistance au changement, manque de formation) ou de la politique d'achat.

Les contraintes sont identifiées, puis évaluées en vue de déterminer leur niveau d'intensité. Le traitement des plus handicapantes est à prioriser. Pour y faire face, il faut établir un dialogue acheteur-prescripteur permettant d'en discuter de vive voix et de tout mettre en ouvre pour les faire disparaître ou en limiter les effets.

Étudier le marché

Cette étude complète consiste à analyser quantitativement et qualitativement l'offre et la demande. Grâce à cette opération, l'identification des fournisseurs susceptibles de satisfaire à la commande devient plus facile. Sans oublier que l'acheteur développe sa connaissance du tissu économique et industriel grâce à cette étude. Cette dernière comporte plusieurs éléments, à savoir :

• Les données du marché (type, acteurs, typologie des donneurs d'ordre, parts)
• Les informations sur le fournisseur (date de création, chiffres d'affaires, situation géographique, effectifs, capacités de production, références)
• Les spécificités du produit (fonctionnalités, caractéristiques, modalités d'utilisation, protections, brevets, etc.)
• La commercialisation du produit (fabricants, distributeurs, cartographie du marché, chaîne d'approvisionnement, maturité du produit)
• Le montage des prix (modèle économique, frais associés, services associés)
• La réglementation en vigueur (qualification, conformité du produit aux normes)
• Les impacts sociaux, économiques et environnementaux

Définir la stratégie d'achat

La stratégie d'achat repose sur l'allotissement du marché, la réalisation de tests et démonstrations du produit, la validation et l'encadrement des variantes. Le nombre, la taille et l'objet des lots sont définis par l'acheteur. Le protocole des tests est différent d'un marché à un autre. Tout dépend de la nature du projet. Concernant les variantes, elles doivent être autorisées dans les documents de consultation des entreprises. Elles constituent une solution alternative pour l'acheteur lorsque l'offre ne parvient pas à combler tous les besoins de la commande. Leur encadrement s'avère nécessaire afin de garantir la transparence de l'analyse des offres.

Le nombre de variantes proposées par un candidat doit être limité. Celles-ci s'accompagnent obligatoirement de l'offre de base. Dans le cahier des charges, il faut préciser sur quels points portent les variantes, leur nature et leur étendue. Le mode de présentation (acte d'engagement, BPU) doit également être notifié dans ce document. Les variantes sont analysées avec les offres de base et notées sur la même base. Le règlement de la consultation prévoit une pondération et des critères identiques entre ces deux propositions. Dans son rapport d'analyse des offres, l'entreprise apporte des justifications sur les notes attribuées ainsi que le classement final.