Comment faire une bonne analyse fonctionnelle du besoin achat, cahier des charges fonctionnel

L'analyse fonctionnelle est un processus de travail qui permet d'exprimer les fonctions caractéristiques d'un produit au prix le plus juste.

Connaître l'analyse fonctionnelle du besoin

La norme Afnor X 50-151 définit l'analyse fonctionnelle comme " une démarche qui consiste à ordonner, caractériser, hiérarchiser et/ou valoriser les fonctions ". Cette technique permet une demande précise et une interrogation approfondie du besoin de la part de l'entreprise acheteuse.

Grâce à l'analyse fonctionnelle, l'acheteur a la possibilité de faire émerger le " juste besoin " des utilisateurs en le représentant par les fonctionnalités espérées (matériel, logiciel, processus, service, etc.) et non par les technologies à utiliser. Cette analyse donne ensuite lieu à la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel. Présenté aux fournisseurs, celui-ci permet de lister des solutions pertinentes au projet. Dans le meilleur des cas, cette approche permet le développement d'innovations.

Le principe de l'analyse fonctionnelle

Parmi les principales causes d'échec du développement ou du lancement d'un produit, les chefs d'entreprises privées ou publiques relèvent en priorité que celui-ci ne répond pas aux attentes des clients. Dans un tel contexte, l'analyse fonctionnelle se présente à la fois comme un formidable outil d'innovation et de créativité ainsi qu'un bon moyen d'éviter cet écueil. Mais en quoi consiste exactement cette démarche ? Elle sert à identifier les fonctions d'un produit et détermine si celles-ci comblent efficacement les besoins et les attentes de l'utilisateur.

Explication par l'exemple : Comment écrire en apesanteur ? Les stylos à encre classiques ne sont pas adaptés à l'écriture dans l'espace. Vous pouvez tenter de développer une encre novatrice en investissant des sommes astronomiques ou simplement utiliser un crayon.

Dans ce cas précis, il est utile d'exprimer le besoin de l'utilisateur en termes de services attendus, soit écrire et non forcément écrire à l'encre, plutôt qu'en termes de solutions à déployer pour aboutir à un stylo high-tech. Ainsi, il sera plus simple de s'interroger sur les véritables attentes du client tout en tenant compte des contraintes environnementales.

Attention : l'analyse fonctionnelle n'est pas à confondre avec l'analyse de la valeur. Cette dernière rebondit sur les résultats de l'analyse fonctionnelle pour optimiser les coûts d'un produit. Son objectif est d'énoncer le minimum nécessaire pour répondre à un besoin à moindres coûts.

Les étapes de l'analyse fonctionnelle

• La phase de préparation

Dans la phase de préparation, l'entreprise part du besoin identifié et réunit une équipe qui l'analysera sous tous ses angles, y compris l'environnement dans lequel elle travaille :

• le produit
  • son cycle de vie
• l'entreprise
  • ses compétences
  • ses outils de production
• les clients
  • leurs besoins
  • leurs exigences

Bon à savoir : l'intérêt de cette étape préalable est d'éviter les réponses prémâchées. Les connaissances techniques ne répondent pas toujours de manière adaptée aux enjeux d'une situation précise.

• L'analyse des besoins

Dans un second temps, l'entreprise procède à l'analyse du besoin latent ou potentiel :

• une exigence qui mène à la création d'un nouveau produit
• une insatisfaction qui motive la modification d'un produit
• un désir ou une nécessité éprouvé par l'utilisateur

Rappel : ces besoins doivent être exprimés en termes de services attendus.

Explication par l'exemple : Quelle est la meilleure façon de vendre des pneumatiques ? En créant le produit qui en a besoin : un véhicule à deux ou à quatre roues. Et pour vendre plus de pneus, il faut produire plus de voitures. Logique, mais il s'agit bel et bien d'une analyse fonctionnelle.

Pour ne pas perdre le fil stratégique en fabriquant ces automobiles, l'entreprise va se poser trois questions :

• À qui vendre les véhicules ? Cette offre intéressera-t-elle certains clients plus que d'autres ?
• Sur quoi le produit agit-il ? Sur les passagers à transporter.
• Pour quoi faire ? Pour permettre de se déplacer rapidement et de façon sécurisée d'un point à un autre.

Rédiger le cahier des charges fonctionnel

La dernière phase de l'analyse fonctionnelle consiste à rédiger le cahier des charges fonctionnel. En clair, il s'agit du livrable de l'analyse fonctionnelle. C'est à travers ce document que le demandeur exprime ses besoins en termes de :

• contraintes
• services
• fonctions

Des critères et des niveaux d'appréciation et de flexibilité sont définis pour chacun de ces éléments. Le cahier des charges fonctionnel est rédigé indépendamment des technologies envisageables. Son rôle principal est d'exprimer le ou les besoins dans des termes clairs à la fois pour les utilisateurs internes et les clients finaux.

L'analyse fonctionnelle dans les faits

Bien qu'elle soit vivement encouragée pour permettre une meilleure expression du besoin, l'analyse fonctionnelle n'est, en réalité, que rarement utilisée par les acheteurs publics. En effet, elle suppose un dialogue étroit entre les utilisateurs et les prescripteurs en faisant abstraction des connaissances que ces derniers peuvent avoir des solutions disponibles sur le marché et susceptibles de répondre à leur besoin.

Pourtant, cette méthodologie est une source d'innovations importantes qui peut aussi bien porter sur les modèles économiques des entreprises que sur les produits proposés. Du point de vue d'un projet qui implique la fonction des achats, l'analyse fonctionnelle permet de tenir compte de toutes les dimensions de celle-ci.