Comment faire une bonne RFI

Le choix des prestataires ne s'improvise pas ! La RFI pour " Request For Information " est une technique utilisée par la direction des achats dans le cadre d'un sourcing fournisseurs. Elle peut prendre différentes formes.

Les étapes du sourcing fournisseurs

La demande d'informations est une phase importante dans la mise en concurrence. Dans un tel contexte, les processus de sélection des fournisseurs sont déterminants pour assurer la compétitivité, la performance et la pérennité d'une entreprise. La forme que peut prendre une RFI n'est pas standard et peut se caractériser par un questionnaire à compléter en ligne ou un formulaire à retourner par les fournisseurs.

Une approche en 7 étapes

Pour prendre l'exemple d'une métaphore, l'entreprise acheteuse peut être comparée à un coach qui observe ses joueurs dans l'optique d'évaluer leurs compétences avant de les mettre sur le terrain. Lors d'une RFI, l'entreprise évalue ainsi les fournisseurs potentiels avant de les retenir pour un appel d'offres réussi.

• L'inventaire des fournisseurs: reconnaître les fournisseurs capables de répondre aux besoins de l'entreprise
• L'identification des sources: utiliser des bases de données qui permettront de lister les meilleurs fournisseurs
• La demande d'informations : considérer :
  • l'offre de service
  • la compétitivité tarifaire
  • la solidité et la solvabilité
  • la compétence industrielle
  • la réactivité
  • la proximité géographique
  • les moyens de production
  • la démarche qualité
  • les références
  • le contact commercial
• La collecte d'informations : exploiter les données fournisseurs
• La rencontre avec les fournisseurs : visiter les usines afin d'évaluer les compétences technologiques
• L'analyse : réaliser une étude multicritère des informations recueillies
• Le shortlisting : sélectionner les fournisseurs qui participeront à un appel d'offres
  

Une RFI d'accord, mais pour quoi faire ?

Ce processus business est utilisé par les entreprises afin d'obtenir des informations sur les ressources, les prestations ou les produits proposés par un fournisseur. La RFI a vocation à répondre à divers besoins comme :

• recueillir des données sur les capacités et les technologies d'un fournisseur
• affiner sa vision stratégique sur les offres du marché et sur un projet donné
• constituer une base de données

La valeur ajoutée apportée par la RFI est :

• découvrir de nouveaux fournisseurs et de nouvelles expertises
• structurer la stratégie d'entreprise
• favoriser l'innovation
• filtrer (et non shortlister) les fournisseurs les plus aptes à répondre à ses attentes

Bon à savoir : la RFI n'est pas substituable à d'autres process et doit avoir une finalité précise. Cet outil de filtrage et de qualification doit résulter à une " longue liste ".

Évaluer le fournisseur

Cette étape essentielle permet de s'assurer de la capacité du fournisseur choisi à accompagner l'entreprise dans son projet. Cette capacité peut être jaugée à travers trois aspects :

• L'analyse financière : déterminer la viabilité de l'activité du fournisseur
• L'évaluation de la santé financière du fournisseur, sa taille, le nombre de ses ressources, sa capacité de production ou sa réactivité
• La vérification des agréments et des certifications du fournisseur pour garantir la production dans des conditions objectives

Évaluer le produit et/ou le service

Dans le prolongement de l'analyse du fournisseur, celle du service ou du produit qu'il propose permet de confirmer sa capacité à répondre aux besoins de l'entreprise. Cette dernière doit indiquer ses attentes par l'expression technique ou fonctionnelle de son projet. À ce stade et avant d'aboutir à la négociation, l'acheteur doit analyser deux points :

• L'importance du service ou du produit dans l'offre globale du fournisseur
• Ce que représente son budget par rapport au chiffre d'affaires du fournisseur

Évaluer le degré de coopération juridique

À l'occasion de la demande d'informations, l'entreprise peut soumettre les conditions générales d'achats aux fournisseurs pour validation. Leurs commentaires, leur refus ou leur acceptation peuvent simplifier les étapes ultérieures.

À l'issue de la RFI, l'entreprise sera en mesure de choisir les fournisseurs capables de contribuer à la réussite de son projet. Elle devra ensuite anticiper les points clés des négociations à venir.

Une étape clé de la qualification pour le fournisseur

Bien souvent, les fournisseurs perçoivent les demandes d'informations comme de la simple paperasse requérant trop de temps et de ressources pour un résultat à faible valeur ajoutée. Certains peuvent même percevoir la RFI comme un risque de fuite d'informations. L'entreprise doit ainsi leur garantir la pertinence de participer à une telle procédure.

Les avantages à gagner en répondant à un RFI :

• Affirmer sa position, être plus tranchant, et se différencier
• Bénéficier de plus de possibilités d'innovation et de liberté que dans un RFP (Request For Proposal)
• Gagner en crédibilité
• Développer de nouveaux partenariats
• Limiter les coûts d'avant-vente en identifiant les propositions à faible retour sur investissement

Réussir son RFI, c'est aussi savoir le marketer

Au-delà de sa finalité, la réussite d'une demande d'information repose également sur la capacité de l'entreprise acheteuse à " séduire " les fournisseurs et à diffuser une image positive qui pourrait entraîner un " GO ". Pour cela, elle doit donner la possibilité d'une rencontre au fournisseur et lui fournir une vision planning détaillant les éléments de volumétries, les points clés contractuels ou les attendus majeurs.