Comment faire une bonne analyse critique du besoin ?

C'est au cours de l'expression du besoin que la fonction achats éclaire les prescripteurs et les utilisateurs sur les différentes opportunités possibles à saisir en vue de les satisfaire. À cet effet, elle fournit des informations à propos des fournisseurs ainsi que des potentialités d'innovation du marché. L'analyse critique des besoins concerne principalement la nature et l'étendue de la demande à satisfaire. Selon le Code des marchés publics, elle consiste à prendre en compte les objectifs de développement durable.

1. Les objectifs de l'analyse critique du besoin

Le fascicule documentaire X 50-128 sur les lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement en parle. Ce document homologué en mai 2003 par l'AFNOR stipule que les aspects économiques, éthiques et les pratiques de concurrence loyale doivent être pris en compte par l'acheteur et le prescripteur. Cette méthode favorise la concurrence en raison de la pluralité des réponses et l'émergence des offres alternatives. Elle minimise les risques de discrimination de taille, de statut ou de positionnement en appliquant le principe de réciprocité entre acheteur et fournisseurs. Elle valorise les fournisseurs ainsi que leurs offres tout en facilitant l'accès des fournisseurs non référencés aux marchés.

Par ailleurs, les acheteurs doivent également s'impliquer dans la définition du contexte local, de l'impact sur l'emploi ainsi que de l'économie sociale dans le cadre de l'analyse critique du besoin. De cette manière, ils donnent la possibilité aux entreprises locales de se positionner et aux acteurs locaux de s'associer avec les experts du secteur d'activité. Dans l'intérêt de la commande, il s'avère nécessaire de mutualiser les besoins avec ceux d'autres organismes. En effet, cette stratégie contribue au développement d'une filière locale pérenne et performante. En outre, l'analyse de l'impact potentiel de l'achat constitue aussi une nécessité.

Le cycle de vie des produits et services rejoint l'analyse critique du besoin en vue de minimiser les impacts sur l'environnement de la conception à la destruction du produit. Cette logique peut s'apparenter à :

• L'analyse de l'environnement des produits et services.
• La mise en place de solutions limitant l'impact de la pollution, de la consommation des ressources et d'énergie ainsi que l'émission de gaz à effet de serre.
• L'anticipation de la fabrication de produits ou prestation de services impactant sur la santé des personnes impliquées.
• La veille des impacts néfastes des produits sur la santé des populations et écosystèmes concernés.

En bref, l'expression des besoins implique l'analyse du cycle de vie pour définir le coût global.

2. Le lancement d'un défi aux prestataires

Cette solution peut sembler anodine lorsque l'on se réfère aux marchés publics. Pourtant, elle permet à l'acheteur d'obtenir les meilleures offres venant des candidats à un appel d'offres et donc de trouver la meilleure offre susceptible de combler le besoin exprimé. L'acheteur est ainsi tenu de définir dans le dossier de consultation des entreprises la bonne méthode pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L'analyse des réponses au besoin s'effectue en amont. Elle permet d'apporter des solutions performantes en faveur de l'exécution du marché, mais aussi du pouvoir adjudicateur.

En prenant en compte tous ces éléments, on peut dire que l'analyse critique des besoins conduit au lancement d'un défi aux candidats à un appel de marché. L'acheteur détermine en binôme avec le prescripteur les différents moyens disponibles pour répondre au besoin évoqué dans l'annonce. Le recours à une société de conseil par le secteur public peut s'avérer utile lorsque les besoins ne sont pas bien définis.

3. La définition du besoin

Avant de procéder à l'analyse proprement dite, il convient de définir ce qu'est le besoin. En général, le besoin se définit par les finalités et les objectifs du projet ou de l'achat envisagé. La satisfaction du besoin repose sur la détermination du périmètre d'application en fonction des ressources financières disponibles. Cette définition répond à un objectif plus large en impliquant celui de l'intégration de préoccupations durables. La fiche technique élaborée par le Ministère de l'Économie le 9 octobre 2006 stipule qu'elle se détermine en suivant différentes étapes fondamentales :

• Le recueil de données concernant les besoins des utilisateurs à partir des consommations remarquées au cours des exercices précédents et concernant les fournisseurs potentiels en se rapprochant des services acheteurs.
• L'analyse des besoins fonctionnels des services en misant sur l'application d'une démarche en coût global et en distinguant les achats standards des achats spécifiques.
• La précision des besoins fonctionnels des services sur la base de spécifications techniques décrivant les spécificités d'un produit, d'un ouvrage ou d'un service.
• La mise en ouvre du projet en déterminant le mode d'acquisition de la prestation, la procédure d'attribution du marché et la durée d'exécution adéquate.
• L'étude de la facturation permettant d'évaluer l'utilité de certaines prestations. Celles qui ne sont pas d'une grande utilité seront alors exclues des autres marchés en vue. Il s'agit d'un travail minutieux à effectuer à l'aide d'une méthode d'analyse permanente mise en place en l'occasion.
• L'étude des modalités de financement en évaluant les différentes opportunités d'achat ou de location.

La prise en compte du niveau de concurrence en appréciant les réponses commerciales appropriées au marché. Les services de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes dans le domaine de la concurrence peuvent être sollicités à cet effet.