Comment mener une bonne négociation achat avec son fournisseur et bien établir le contrat ?

Négocier un contrat avec un fournisseur constitue une étape importante dans le cadre de l'exécution d'un marché public ou privé. En effet, la signature d'un contrat est entièrement axée sur l'analyse des intérêts matériels et des enjeux quantifiables négociée entre l'acheteur et le titulaire du marché. La recherche d'un compromis implique forcément la confrontation des intérêts des deux parties. Par ailleurs, diverses préparations s'imposent avant de pouvoir lancer une négociation.

La préparation d'une négociation achat

Préparer une négociation implique la définition du cadre du contrat. À cet effet, il convient d'abord d'identifier les marges de manouvre de l'acheteur et de fixer les limites de la négociation. Cette préparation requiert la connaissance du processus de négociation. Le pouvoir adjudicateur doit également identifier les options possibles dans le cadre réglementaire des marchés. Il définit au préalable les éléments négociables dans le contrat d'achat et se charge d'aménager les espaces négociables dans le dossier de consultation. La procédure concurrentielle et ses garanties sont envisagées. Avant de boucler la préparation de la négociation, il s'avère également indispensable de maîtriser le processus d'élaboration des offres par les fournisseurs.

Le pouvoir adjudicateur détermine les leviers de la négociation et choisit les acteurs ainsi que leurs rôles respectifs. Au cour de cette préparation, les points faibles et les points forts du négociateur sont identifiés en vue d'orienter la discussion de manière à avantager l'acheteur ou le fournisseur. Chaque partie définit les enjeux de la négociation. Un tableau de bord doit être dressé. Il contient notamment les objectifs de la négociation et les concessions possibles. Une fois le questionnement et l'argumentaire préparés, l'acheteur peut commencer l'entretien avec son fournisseur en usant de stratégie et en envisageant tous les scénarios de négociation possible. À cet effet, il s'assure de fournir les matériels nécessaires à cette procédure.

Le déroulement de l'entretien

Au début de l'entretien, l'acheteur accueille son interlocuteur et entame la négociation. Il évoque la contradiction de l'offre du fournisseur dans la discussion et peut être mené à solliciter d'autres propositions. Il se réfère à ses propres objectifs pour évaluer les résultats obtenus au cours de cet entretien. Un compte rendu est établi à l'issue de cette discussion. Dans ce compte rendu figurent obligatoirement l'évaluation de la relation et des risques de conflits, le recours ou non au questionnement et à la reformulation et l'indication du respect des règles de dialogue. L'acheteur est tenu de respecter l'égalité de traitement des candidats.

Au cours de l'entretien, l'entité adjudicatrice est libre de réaliser une mise en situation en présentant un cas concret aux cours des différentes phases de la négociation achat. À cet effet, il se sert d'outils méthodologiques préalablement présentés aux fournisseurs. Il est légèrement avantagé par rapport à ces derniers à cause de son pouvoir de décision, ce qui associe la négociation à une tactique prédéfinie pour avoir gain de cause. Cela dit, cette procédure est moins reconnue ces dernières années pour manque de temps ou de compétences des acheteurs.

Les possibilités de négociation

Lorsque la négociation est évoquée dans les marchés publics ou privés, la liberté d'accès à la commande et la transparence du traitement des offres est mise en avant. Étant donné que l'appel d'offres est un plus un concours qu'un duel, l'offre économiquement la plus avantageuse l'emporte toujours. Le marché négocié sans publicité ni mise en concurrence est le seul qui offre la possibilité de débattre sur les dispositions du contrat. La commande publique ou privée permet alors de traiter les candidatures sur un même pied d'égalité et garantit la transparence de la négociation.

L'étape de la négociation est envisagée dans certaines situations, à savoir :

• Un besoin non défini : les parties entament un dialogue compétitif, une procédure concurrentielle avec négociation ou une procédure négociée avec mise en concurrence préalable lorsque le besoin est encore immature.
• L'appel d'offres n'aboutit à aucun résultat.

Les risques de la négociation

La négociation se produit rarement en phase de procédure. Certes, les risques envisagés sont réels et importants, mais ils restent surmontables. Ces risques doivent être encadrés dans des étapes importantes de la passation du marché, tels que l'élimination des candidatures et des offres ou la conclusion des négociations. Le traitement inégalitaire constitue le premier exemple de risques à encadrer absolument dans une procédure de négociation. Il peut être causé par une relation intra-personnelle entre l'acheteur et le fournisseur.

Autre exemple, la négociation peut devenir un prétexte pour achever la rédaction d'un DCE ou maîtriser un besoin, alors que l'élaboration d'un dossier de consultation résulte de nombreux arbitrages au sein de la collectivité. De plus, l'optimisation des dépenses de l'entité adjudicatrice provient majoritairement de l'expression du besoin.

La négociation peut aussi excuser les erreurs techniques qui se sont produites au cours de la procédure d'attribution. Le rapport qualité-prix en est bâclé. L'acheteur peut juger la diminution d'une marge commerciale comme excessive, alors que des économies artificielles peuvent être générées et récupérées par le fournisseur au cours de l'exécution du marché. En d'autres termes, la diminution d'un prix majoré de manière artificielle peut générer un gain supplémentaire pour l'acheteur. Ces risques et illusions entachent la procédure de négociation.