Comment mener à bien une externalisation des achats ?

Lorsque la commande devient importante, les acheteurs sont obligés de revoir leurs stratégies d'achat. Sur le plan économique, les dépenses doivent être rationalisées afin d'assurer l'efficacité de l'achat. Pour ce faire, l'acheteur peut décider d'externaliser ses achats liés à la commande. En effet, cette solution constitue souvent une réponse ponctuelle à une absence d'évaluation sur le plan technique, économique et juridique. Elle se définit comme le fait de confier toute ou partie des activités liées à l'achat à un prestataire. Les acheteurs les plus " expérimentés " l'adoptent comme outil à part entière pour garantir la performance des achats. Voici les étapes à suivre pour bien mener une externalisation des achats.

Planifier le projet d'externalisation

Tout d'abord, il convient de mettre en place une équipe entièrement spécialisée dans la mise en place, la concrétisation et la gestion du projet. Cette équipe dûment qualifiée doit être capable d'analyser les risques inhérents à ce dernier. Elle se charge de créer un plan d'exécution afin de garantir le bon déroulement du processus de concrétisation de l'externalisation des achats.

Mettre en place une stratégie d'externalisation

La vision de l'entreprise compte pour assurer une bonne externalisation sur le long terme. À cet effet, celle-ci se doit de définir une stratégie lui évitant de prendre des risques plus ou moins importants. En effet, les risques encourus quant à la stratégie d'externalisation sont nombreux, à commencer par la perte de contrôle et de savoir-faire dans l'administration. Le départ des personnes qualifiées pour le métier impacte sur l'activité liée aux achats. De plus, l'absence d'évolutivité peut également freiner le prestataire à conclure un contrat d'externalisation avec un acheteur public.

Analyser les coûts et la performance

Les achats à externaliser sont évalués en coûts et en performance. Cette évaluation permet de déterminer les économies substantielles obtenues suite au projet d'externalisation. Dans le cas d'une mauvaise estimation, les dépenses cachées, telles que celles de l'évaluation des fournisseurs, peuvent s'accroître et réduire à néant les efforts déployés pour la concrétisation du projet d'externalisation. La performance de l'achat compte également dans le processus d'externalisation. Elle est analysée à partir du type de marché, des produits. Cette analyse est importante étant donné que certaines activités sont difficiles à externaliser. C'est le cas du marketing achat ou de la spécification du besoin.

Sélectionner les prestataires

Choisir l'externalisation, c'est confier une partie de ses achats à un prestataire. Ce dernier doit posséder les compétences nécessaires pour assurer la gestion des achats. Il apporte à cet effet une valeur ajoutée en matière de savoir-faire et, pour certains projets, d'innovation. Il s'assure de faire évoluer les prestations dans le souci perpétuel d'amélioration des performances de l'acheteur public. Le " sourcing " stratégique de produits techniques est alors analysé en vue de déterminer son savoir-faire. Par ailleurs, le prestataire doit également être impliqué dans son activité. Acteur de la fonction achat, il s'assure de travailler en cohésion avec son cocontractant. La sélection du prestataire s'effectue par appel d'offres. Après validation de sa candidature, son offre est évaluée. Elle sera retenue si elle présente des avantages économiques pour l'acheteur.

Négocier avec le prestataire

Dans le cadre d'une externalisation des achats, l'acheteur a la possibilité de négocier lorsque l'offre du prestataire est appropriée, acceptable et régulière. Dans le cas contraire, la négociation reste possible dans l'éventualité où la proposition peut encore être modifiée et devenir appropriée, acceptable et régulière. La négociation est aussi axée sur les coûts de prestations. Étant donné que l'acheteur recourt souvent à l'externalisation pour résoudre les problèmes liés à la rationalisation des dépenses, elle devient alors une option avantageuse. En effet, elle permet de mutualiser les dépenses tout en assurant la satisfaction de la commande. Parfois, elle aide l'entreprise à dépasser les volumes d'achats conventionnels. L'issue de cette négociation doit être mentionnée dans les clauses du contrat entre le prestataire et le pouvoir adjudicateur.

Centraliser les achats

Pour que le projet d'externalisation des achats puisse se concrétiser, il convient de centraliser les achats en vue de garantir une meilleure gestion des contrats cadres. Cette centralisation réduit les achats dissidents et fait pencher la balance du pouvoir de la sphère technique pour les sites de production. Les achats doivent faire l'objet d'un rattachement hiérarchique, à la Direction Générale de l'entité adjudicatrice par exemple. De cette manière, ils deviennent plus stratégiques et contribuent au bon déroulement du projet d'externalisation.

Piloter la relation avec le prestataire

Outre la possibilité d'externaliser un achat, le succès d'une opération d'externalisation repose sur la gestion de la relation avec le prestataire. L'entité adjudicatrice se doit de garder une certaine proximité avec ce dernier afin de suivre l'exécution de la procédure des achats et leur évolution. Elle effectue un reporting dans un tableau de bord concernant la performance des achats externalisés. La continuité de la lisibilité garantit le maintien d'une relation de confiance entre les deux parties. La construction du partenariat est également favorisée par le suivi d'indicateurs de performance préalablement établis. Ce système de mesure doit être fiable afin de garantir la pérennité de cette relation avec le prestataire.