Comment mener une analyse des offres financières ?

L'analyse des offres financières constitue une étape importante organisée par le pouvoir adjudicateur en vue de réduire les écarts entre les différentes propositions reçues après le lancement d'un avis d'appel d'offres. Elle permet de déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse en détectant les incohérences et la mauvaise évaluation au cours de la procédure d'attribution du marché. C'est d'ailleurs la meilleure manière de déterminer l'attributaire du marché. Pour comprendre comment l'acheteur décide de retenir une offre, voici les étapes de l'évaluation financière des offres.

La notation financière des offres

Le critère de prix d'un marché se note sur 20 points et est affecté à un coefficient de 0,40. Les offres sont alors notées en fonction de leur coût. L'offre la moins chère se voit attribuer la meilleure note. La base des 20 points se multiplie avec l'offre du moins-disant. Le total se divise à l'offre de l'entreprise pour donner la note définitive. Cette note de 20 se répartit sur différents critères. Tout d'abord, l'offre est évaluée sur les critères spécifiques à l'organisation du chantier dans le temps et dans l'espace. Les moyens utilisés à cet effet sont également appréciés. Le niveau de connaissance des différents sites d'exécution des travaux est aussi pris en compte. La pertinence du planning prévisionnel et la méthodologie de travail sont également notées.

Ensuite, la note est déterminée en fonction de la qualité des matériaux et des moyens humains déployés pour l'exécution des prestations. Enfin, la sécurisation du site, la gestion de la circulation et la protection des personnes comptent dans l'évaluation de la notation. L'analyse des tarifs forfaitaires s'effectue sur différents prix globaux. La méthode exacte de notation n'est pas obligatoirement dévoilée aux candidats.

La Direction des Affaires Juridiques du ministère chargé de l'économie recommande toutefois l'attribution d'une note sur 10. Cette méthode est considérée comme plus proportionnelle, car elle permet d'octroyer la meilleure note à l'offre la plus basse. D'autres méthodes linéaires résulteraient sur l'évaluation de l'écart sur une valeur minimale ou maximale. Cela dit, la notation constitue l'une des meilleures méthodes à adopter dans le cadre des marchés publics et privés. Autrement, le choix de l'offre devient plus subjectif et, donc, plus difficile à déterminer. Un guide entièrement dédié à la notation des offres dans les marchés a d'ailleurs été rédigé par la DAJ en vue de laisser à l'acheteur la possibilité de trouver une méthode d'analyse adéquate à ses marchés.

Les formules de notation validées par le juge

La jurisprudence nationale a établi la notion de méthode de notation. L'analyse des offres financières consiste à attribuer une note à une prestation en analysant certains critères. Cette méthode permet à l'acheteur d'analyser les offres financières de la manière la plus neutre possible. Tous les éléments pris en compte doivent aider à la détermination de l'offre économiquement la plus avantageuse. Outre le prix, la prestation en cause peut également influencer la notation. En effet, il peut y avoir plusieurs services requis pour satisfaire une commande publique. C'est le cas d'un marché de prestations d'entretien et d'assistance, qui est évalué sur un seul et même critère : le prix. Ainsi, les services d'entretien peuvent être calculés à partir d'une base forfaitaire et les prestations d'assistance à un tarif unitaire.

L'acheteur peut accorder une importance particulière à l'une de ces deux prestations, à condition que la notation soit évaluée par rapport à la part qu'elle présente pour le marché. Le recours à la méthode du chantier masqué permet également d'évaluer une offre financière. Cette méthode est devenue courante dans les marchés, car elle facilite le calcul de la notation. Elle consiste en une simulation du chantier visant à multiplier les prix unitaires par le nombre d'interventions envisagées. Cette formule simple donne la possibilité au pouvoir adjudicateur d'obtenir un résultat logique et fiable.

Le contrôle de la notation

La méthode de notation est fixée par le pouvoir adjudicateur. Toutefois, elle doit se conformer à une évaluation neutre de tous les critères d'attribution. Le pouvoir adjudicateur fait en sorte de déterminer cette méthode afin que la meilleure note soit attribuée à la meilleure offre répondant aux critères imposés. Le juge peut apprécier sa régularité lorsqu'il en est saisi. Une méthode de notation irrégulière est une technique visant à neutraliser les écarts entre les prix de manière à compliquer la différenciation des offres, à éliminer d'autres critères d'attribution à part les tarifs ou à dénigrer d'autres critères en leur accordant des notes négatives.

En revanche, la méthode de notation est régulière lorsque la différence entre les tarifs est négligeable ou lorsque la note maximale est attribuée automatiquement à la meilleure offre financière au regard des autres critères d'attribution. En d'autres termes, l'offre économiquement la plus avantageuse et évaluée sur tous les points remporte le marché. Le pouvoir adjudicateur procède au classement des offres en usant de la mathématique. Si les critères d'attribution ont été hiérarchisés, la meilleure offre est déterminée en fonction des besoins de la commande en considérant l'importance de chaque critère d'attribution. L'analyse des offres financières devient alors la meilleure méthode pour réussir ses achats.