Comment mener une analyse des candidatures marchés publics ?

Après le lancement d'un avis d'appel public à la concurrence, l'acheteur public procède à l'analyse des candidatures. Cette phase se déroule avant l'examen des offres, sauf exception des dispositions de l'article 68 du décret 2016-360 relatif aux marchés publics. À cet effet, le pouvoir adjudicateur contrôle le respect du délai de réception, la conformité du profil du candidat aux conditions de participations indiquées dans l'avis d'appel d'offres ainsi que la vérification d'une éventuelle interdiction de soumissionner.

Contrôle du délai de réception

• Les réceptions hors délai

La date limite de réception de candidatures est obligatoirement mentionnée dans l'annonce d'appel d'offres. Elle est déterminée à partir des délais minimum imposés à l'acheteur public dans le cadre de la passation d'un marché public. Les candidatures peuvent être accompagnées ou non des offres à l'échéance, selon les besoins et l'organisation du pouvoir adjudicateur. La candidature des opérateurs économiques peut être rejetée lorsqu'elle n'est pas remise à l'acheteur public avant la date et l'heure limites préalablement fixées dans les documents de consultation. L'heure d'arrivée compte par rapport à l'heure d'envoi. En règle générale, les candidats ont la possibilité de choisir le mode de transmission de leur dossier.

Aucun retard de réception ne peut être régularisé. De ce fait, toute candidature reçue hors délai est éliminée. La transmission électronique est conditionnée par l'enregistrement de la date et de l'heure de réception sur le profil d'acheteur. Si le téléchargement du dossier électronique ne s'achève qu'après l'échéance, la candidature est rejetée. Les opérateurs économiques doivent prendre les mesures nécessaires pour anticiper un éventuel retard pour raison technique. Dans le cas d'une transmission des dossiers par la poste ou tout autre moyen de transport, ils assument eux-mêmes les risques pouvant empêcher leur acheminement. Une grève postale ne justifie pas forcément le retard du dépôt des candidatures, sauf si l'acheteur approuve le contraire. Dans ce cas, ce dernier devra prolonger les délais initialement fixés afin de permettre aux candidats de faire parvenir leur dossier à temps.

• Plusieurs candidatures pour un même opérateur économique

Ce cas de figure est régi par l'article 57 du décret n° 2016-360 ainsi que de l'article 51 du décret n° 2016-361. Ces dispositions prévoient que le soumissionnaire dépose une seule offre. Lorsque celui-ci transmet plusieurs offres de manière successive, et ce dans le délai imparti, seule la dernière offre reçue par l'acheteur est valable. Ce principe s'applique dans le cadre de l'analyse des dossiers de candidature. À cet effet, la dernière candidature reçue dans le délai accordé est examinée, quel qu'en soit le mode d'envoi. Les autres seront automatiquement rejetées.

Vérification de la conformité des profils aux conditions de participation

Les conditions de participation dépendent du type de procédure, notamment la procédure ouverte, la procédure restreinte et la procédure adaptée.

• Les conditions de participation dans la procédure ouverte

Dans le cadre d'une procédure ouverte, l'analyse des candidatures s'effectue avant celle des offres. Dans certains cas, l'acheteur public peut lancer la procédure inverse en vue d'alléger les charges pesant sur les opérateurs économiques. Lorsqu'il choisit de procéder à l'examen des dossiers de candidature avant les offres, il se base sur les informations fournies par les candidats. Cette phase est déjà éliminatoire pour certains opérateurs économiques. Elle consiste à évaluer les capacités de ces derniers et à vérifier si leur dossier est complet ou non. Ensuite, le pouvoir adjudicateur se charge d'examiner la véracité des informations qui y sont mentionnées. À cet effet, il peut exiger la production de certains documents et moyens de preuve inscrits sur une liste dressée par le ministre chargé de l'économie à remettre avant un délai défini. Lorsque le candidat se trouve dans l'incapacité de fournir ces documents et moyens de preuve, sa candidature sera irrecevable.

• Les conditions de participation dans la procédure restreinte

Dans une procédure restreinte, l'acheteur a le droit de limiter le nombre des participants aux marchés publics. D'abord, il examine les capacités des candidats et peut réduire leur nombre sur la base des critères objectifs et non discriminatoires énoncés dans l'avis d'appel d'offres. Ensuite, il vérifie le respect des conditions de participation, notamment en matière de complétude des dossiers. Si le candidat ne dispose pas des capacités suffisantes à l'exécution du marché ou si son dossier est incomplet, il est éliminé.

Les interdictions de soumissionner

L'article 55 du décret n° 2016-360 stipule que si un candidat est interdit de soumissionner sa candidature, cette dernière est irrecevable. Le candidat est alors éliminé du concours. En procédure restreinte, la vérification des interdictions de soumissionner change en fonction du nombre maximum de candidats admis à participer au marché public. Si celui-ci n'a pas fixé de nombre maximum de concurrents, cette vérification peut être effectuée à tout moment de la procédure et au plus tard avant la passation du marché. Lorsque l'acheteur a défini le nombre maximum de participants, la vérification est effectuée avant l'envoi de l'invitation prévue à l'article 56 du décret n° 2016-360. Des documents et moyens de preuve (majoritairement l'extrait de casier judiciaire) sont ainsi requis pour justifier de l'interdiction de soumissionner. Si les candidats sont dans l'incapacité de fournir ces documents, leur candidature ne sera pas prise en compte.