Qu'est-ce que la maîtrise des risques fournisseurs ?

Les entreprises actuelles s'exposent à divers risques, tels que la raréfaction des matières premières, la faible croissance économique, l'ouverture des Low Cost Country et l'accroissement du nombre d'entreprises défaillantes suite aux crises financières et économiques. Ces bouleversements les contraignent à revoir leur partenariat avec leurs fournisseurs en vue de diminuer l'impact de ces risques. C'est dans ce contexte que la maîtrise des risques fournisseurs est devenue une véritable nécessité.

Comment définir la maîtrise des risques fournisseurs ?

Avant de parler de la maîtrise proprement dite, il convient de définir les risques fournisseurs. La notion de risque se définit comme le fait d'être exposé à un danger. Le risque fournisseur peut être encouru par une personne, un bien, une entité collective ou un environnement. Il se manifeste de différentes manières, allant d'un incident (différend sur la qualité du produit) à un coût, et peut être matériel ou immatériel. Il est quantifiable en fonction des éléments qui le constituent. Cette notion est associée à plusieurs termes, notamment les dangers, les dommages, l'incertitude, la sécurité, l'impact, la probabilité, la fréquence, l'événement et les objectifs.

La maîtrise des risques fournisseurs concerne donc le contrôle de la totalité de ces différents points. Elle consiste à éliminer ou réduire les effets d'un dysfonctionnement provenant du fournisseur. Pour qu'elle devienne effective, l'acheteur doit identifier les facteurs à risques au sein de sa relation avec son fournisseur. Ces facteurs peuvent être une différence des objectifs entre les deux parties, l'exclusivité du marché à un seul fournisseur, la défaillance dans la chaîne de fournisseurs ou encore un abus de position de l'un des contractants. L'imprécision sur le statut de la relation acheteur-fournisseur augmente le niveau de risques dans ce partenariat.

Les attitudes à adopter face aux risques fournisseurs

L'entreprise ou l'entité publique doit adopter la bonne attitude face aux risques fournisseurs. Il existe deux attitudes possibles : soit elle accepte le risque, soit elle ne l'accepte pas. La gestion des risques dépend de l'attitude choisie par l'entité. Dans le cas où cette dernière accepte la probabilité d'apparition d'un risque, elle sera alors disposée à le maîtriser, le réduire, le transférer, s'en protéger ou le prévenir. Dans le cas contraire, elle sera alors menée à refouler le danger potentiel et n'engagera aucune action pour prévenir l'apparition du risque.

D'après le diagramme élaboré par l'ethnologue Mary Douglas, il existe quatre sortes d'attitudes adoptées par les entreprises dans le cadre de la maîtrise des risques fournisseurs :

• Les entreprises fatalistes : elles considèrent que la volonté humaine ne suffit pas à maîtriser le cours des évènements. Elles font alors preuve de passivité face aux dangers et ne sont pas disposées à lutter contre les risques, ni à les anticiper ou à en diminuer les effets. Ces entités sont vulnérables et peu hiérarchisées.
• Les entreprises hiérarchistes : dans ce principe, le fournisseur (l'entreprise dans certains cas) sert les intérêts de celui qui a sollicité ses prestations au détriment des siens. Toutefois, il accomplit ses tâches avec une contrepartie, notamment le partage des ressources. Les " hiérarchistes " parviennent à maîtriser les risques fournisseurs dans la majorité des cas. En revanche, ils n'acceptent pas les risques lorsque ces derniers ne sont pas source de gain.
• Les entreprises pionnières : peu hiérarchisées, elles privilégient le partage et l'innovation. Orientées vers l'avenir, elles ignorent les risques.
• Les entreprises militantes : elles priorisent la cohésion et tendent à travailler pour le même objectif. Elles font face aux risques dans un esprit de groupe. Dans le cadre de la relation entreprise-fournisseur, les deux entités sont égales et solidaires. Elles se partagent la gestion des risques et s'imposent face aux menaces.

Comment maîtriser les risques fournisseurs ?

La maîtrise des risques fournisseurs passe obligatoirement par l'analyse des risques. À cet effet, la cartographie des risques fournisseurs est nécessaire. Elle s'effectue à partir des impacts de ces risques sur l'activité de l'entreprise ou de l'acheteur public et de leur occurrence. Grâce à cette méthode de hiérarchisation, les cas critiques sont faciles à identifier et à prendre en main. Ensuite, l'analyse doit être transposée dans une matrice dans laquelle figure l'ensemble des familles d'achats.

Après l'analyse des risques fournisseurs, l'entité adjudicatrice passe à l'action contre les risques. À cet effet, elle met en place un plan d'action visant à traiter les problèmes déjà existants en vue d'anticiper les risques. Elle a le choix entre trois stratégies de gestion des risques :

• L'acceptation : si le niveau de risque est faible
• Le contrôle : si l'impact du risque est important
• Le transfert : si le niveau de risque est faible, mais son impact est important

Le plan d'action doit être réalisable et adapté aux objectifs. Différents moyens ont été mis en place pour assurer la concrétisation des plans d'action, tels que l'audit des fournisseurs et la définition des plans de performance, la vérification régulière des certifications externes du fournisseur, les échanges directs entre les deux entités ou encore l'actualisation des clauses contractuelles.

Une fois en place, le plan d'action doit être appliqué efficacement. Des fichiers de suivi et la création d'alertes s'avèrent nécessaires à cet effet.