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Comment réduire les coûts d'achat ?

En temps de crise, l'entreprise améliore sa politique d'achat en vue d'en réduire les coûts. Certaines stratégies garantissent une réduction rapide.

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Crée le 4 févr. 2019

Comment réduire les coûts d'achat ?

Les crises financières des entreprises ou des entités publiques justifient la réduction des coûts d'achat. Cette réduction est envisagée afin de préserver la trésorerie, voire la vie de l'entreprise. De ce fait, il s'avère indispensable de mettre en ouvre une stratégie efficace sur l'amélioration de la politique d'achat. L'entreprise peut toutefois choisir entre des plans d'action à moyens et courts termes visant des résultats durables ou des techniques de réduction aboutissant à des résultats rapides. À cet effet, l'achat en groupe, l'implication des fournisseurs, le bon choix des produits et l'externalisation des achats constituent les meilleures tactiques pour y parvenir.

L'achat à plusieurs

Le groupement de commandes et les achats en commun permettent de réaliser des gains immédiats tout en suivant des procédures simplifiées. Les collectivités locales se tournent de plus en plus vers cette technique d'achat lorsque les ressources financières viennent à manquer. En plus de réduire les coûts, cette solution limite également les procédures, car une seule procédure de consultation suffit pour lancer un achat en groupe. Par ailleurs, la mise en place d'un service commun entre communes constitue également une autre alternative à la mutualisation des achats.

L'achat à plusieurs est une pratique qui s'est beaucoup démocratisée ces dernières années. Cette tendance s'explique par la constitution des intercommunalités et des métropoles. Certes, cette mutualisation n'est pas obligatoire, mais elle constitue un véritable appui à la trésorerie de l'entreprise. Elle est accessible à tous les secteurs. Elle concerne tout un panel de produits et services, tels que les fournitures de bureau, les dépannages informatiques, les prestations d'une agence de voyages, la maintenance d'un bâtiment ou encore la gestion de l'énergie. Son efficacité est renforcée par l'implication des fournisseurs.

L'implication des fournisseurs

La relation avec les fournisseurs ne doit pas placer les entreprises, surtout les TPE et les TPE, en position de faiblesse. En effet, lorsque celles-ci sont seules face à leurs fournisseurs, leur chiffre d'affaires ne leur donne souvent pas la possibilité de négocier. Les fournisseurs, en revanche, sont libres de négocier et d'entretenir des partenariats avec des entreprises concurrentes. De plus, peu d'entre eux se soucient de l'impact des achats sur les chiffres d'affaires des entreprises. Il convient alors de les évaluer sur la qualité de leurs offres. Dans cette évaluation, leurs atouts ainsi que les points à améliorer sont à évoquer. Ainsi, leur partenariat avec les entreprises deviendra à la fois fructueux et avantageux.

En outre, la sélection du fournisseur doit être réalisée à partir d'un appel d'offres. De cette manière, la meilleure offre sur le plan économique est privilégiée. Ce mode de sélection rigoureux aboutit généralement à un excellent compromis entre qualité et tarifs de prestation. Il implique l'établissement d'un accord de confidentialité, l'adoption d'un système de pénalité et la tenue d'un cahier de charges entre autres. Pour faire pencher la balance en faveur des TPE et PME, ceux-ci peuvent se regrouper pour réaliser un achat. Cette association leur donne la possibilité de s'octroyer des volumes plus importants et de négocier avec les fournisseurs en vue de bénéficier de rabais.

Le choix des meilleurs produits

La qualité des produits joue en faveur ou en défaveur de l'entreprise. En effet, ce critère lui permet parfois de réaliser des économies ou, au contraire, faire augmenter les dépenses. Les situations de sous-qualité et de surqualité sont alors à éviter. L'achat de produits moins chers et de mauvaise qualité peut la pénaliser sur le plan technique, tandis que l'achat de produits plus chers apportant une qualité en plus ne convient pas forcément à son budget. L'optimisation des achats passe forcément par l'instauration d'un équilibre entre besoin et produit. Cet équilibre est garanti par la tenue d'un cahier des charges fonctionnel qui apporte des précisions sur les besoins de l'entreprise en termes d'achats. Dans le cas contraire, cette dernière est susceptible d'effectuer des dépenses inutiles et pénalisantes.

L'externalisation des achats

Pour réduire les coûts d'achat, la plupart des entreprises du monde entier optent pour l'externalisation des achats. Cette pratique consiste à confier une ou plusieurs activités de l'entreprise ou de l'entité adjudicatrice à des prestataires. Dans certains cas, l'entreprise peut être obligée de procéder de la sorte pour pérenniser ses activités dans son pays. C'est par exemple le cas de quelques entreprises qui font appel à des fournisseurs pour les approvisionner en matières premières.

L'externalisation des achats règle les problèmes de communication et de transport, anticipe les complications des procédures de contrôle de qualité, réduit le coût du transfert, etc. Le sourcing dans les pays low-cost optimise également le coût des achats. En effet, les achats en Chine, en Inde ou au Vietnam permettent de réaliser d'importantes économies. Néanmoins, mieux vaut évaluer le bénéfice apporté par la délocalisation des achats par rapport aux dépenses supplémentaires à effectuer. Par ailleurs, la réduction des coûts d'achat peut aussi être envisagée grâce à l'e-achat. Ce système compare les différentes offres disponibles sur le marché et permet à l'entreprise de trouver l'offre proposant le meilleur rapport qualité-prix. Il lui dévoile également les tendances et l'évolution du marché. De plus, il donne à l'entreprise la possibilité de réduire les coûts d'achat tout en gagnant du temps.