Comment mener une veille fournisseur ?

Le fournisseur se définit comme la personne ou l'entité qui fournit un produit ou un service à une entreprise. La bonne exécution d'un marché repose sur le choix d'un bon fournisseur. La négociation repose essentiellement sur le mode de paiement, les coûts éventuels (administration, fiscalité, transport et transactions générales) et les risques éventuels (retard de paiement, produits défectueux, retard de livraison, etc.). Pour que la relation entreprise-fournisseur se déroule dans les meilleures conditions, la veille fournisseur devient alors une nécessité. Tour d'horizon !

Veille sur le service fourni

Afin de vérifier les qualités d'un fournisseur, l'entreprise peut recourir à l'aide de divers organismes de certification nationale et internationale qui apprécieront ses capacités. L'obtention du certificat de l'Organisation internationale de normalisation ou ISO 9000 représente un réel avantage pour les fournisseurs. Cette norme de gestion de la qualité est reconnue à travers une centaine de pays. Elle simplifie le commerce international grâce à la fourniture d'un ensemble de règles respectées partout dans le monde.

Avant de se lancer dans l'exécution d'un marché, il convient d'identifier les fournisseurs potentiels capables de satisfaire aux besoins spécifiques de l'acheteur public. Lorsque l'urgence est de mise pour l'exécution d'un marché spécifique, il devient alors possible de mettre de côté le critère du prix pour se focaliser essentiellement sur la rapidité d'exécution et le respect de délais. La rédaction et la signature d'une entente de niveau de service sont alors requises à cet effet. Dans ce document, les parties conviennent des cibles et des normes de rendement à respecter pour assurer l'entretien d'une bonne relation commerciale. Cette entente couvre généralement la gestion des problèmes, les garanties, l'indemnisation et le respect de la loi. Elle s'avère indispensable en cas de litiges.

Veille sur la relation entreprise-fournisseur

Entretenir une relation solide avec son fournisseur constitue un point important dans l'avancement de la commande publique. Les économies réalisées ainsi que la qualité de services fournis dans ce cadre avantagent considérablement l'entreprise. La veille fournisseur consiste donc à surveiller les rapports entretenus avec les fournisseurs. A cet effet, certains éléments sont pris en compte, tels que :

• La rencontre physique afin de se renseigner sur le mode de fonctionnement d'un fournisseur
• La rencontre avec les personnes gérant le compte de l'entreprise en vue de les questionner sur leurs plans de développement et leur impact sur les biens et services fournis
• L'éclaircissement sur les dates d'échéance et le mode de paiement recherché

En outre, il convient de rester attentif à toute occasion d'affaires à transmettre aux fournisseurs afin de consolider cette relation. De cette manière, l'acheteur rend son entreprise importante à leurs yeux. La relation les poussera alors à améliorer leurs prestations et donc offrir de meilleurs contrats.

L'amélioration de l'efficacité

Veiller sur son fournisseur signifie aussi le pousser à améliorer son efficacité. Dans ce contexte, plusieurs outils sont mis en ouvre par l'entreprise. La connexion Internet à haut débit constitue un exemple de moyen permettant d'optimiser l'efficacité d'un fournisseur. En effet, cette technique permet de partager les plans d'action, les prévisions et les données sur les consommateurs. Ce partage facilite l'analyse des informations inhérentes aux ventes, aux commandes et à l'évolution du marché, sans oublier la prévision des changements de la demande et l'amélioration de l'efficacité.

Le recours à l'utilisation du courriel simplifie le partage des documents avec les fournisseurs. Il permet à ces derniers d'obtenir les informations qu'ils recherchent en temps réel. Cependant, une telle méthode requiert l'usage d'une technologie sophistiquée, telle qu'un système de planification, un système de traitement analytique en ligne ou encore des progiciels de gestion intégrés. Le principal inconvénient de ces systèmes est leur coût élevé. Il est possible de les louer à un prestataire spécialisé, mais les frais supplémentaires sont également évalués dans le tarif. Mais pour que la veille fournisseur soit effective et efficace, l'entreprise doit évaluer sa performance.

L'examen de la performance

Cette évaluation doit se produire à intervalles réguliers. Elle permet d'analyser l'état de la relation entreprise-fournisseur de manière objective. Dans le cas contraire, la rédaction d'une entente de niveau de service est de mise pour définir les conditions et le niveau de service recherché par l'entreprise. L'examen de la performance doit être rigoureux en vue de dissuader les fournisseurs à devenir complaisants. Pour ce faire, il est nécessaire de poser les bonnes questions de manière à faire pencher les clauses du contrat en faveur du pouvoir adjudicateur.

Parmi les questions les plus pertinentes, l'entreprise peut demander le prix du produit ou des services fournis afin de réaliser une comparaison des offres disponibles, la qualité des fournitures, le niveau des innovations entreprises, la qualité de livraison, la gestion du compte et les ententes de niveau de service. Une fois l'examen de la performance terminé, l'acheteur peut trancher en faveur ou en défaveur des fournisseurs. Si les fournisseurs ne satisfont pas à ses besoins, il peut leur verser une indemnisation s'apparentant à une sorte de rabais sur les frais de service mensuels. En outre, il doit également analyser ses propres performances afin de fidéliser ses fournisseurs et les encourager à s'améliorer en fonction des normes qui leur sont imposées.