Répondre à un avis de marché

Certes, les appels d'offres sont devenus moins courants ces dernières années. Toutefois, ils restent la meilleure opportunité pour les entreprises désirant accroître leur chiffre d'affaires, en particulier les TPE et les PME. Répondre à un avis de marché passe obligatoirement par l'étape de la sélection des annonces. Ensuite, la réponse doit être exécutée de façon minutieuse afin d'augmenter ses chances de réussir. Voici les étapes à suivre pour répondre convenablement et efficacement à un avis d'appel public à la concurrence.

Approcher les entités décisionnaires

Cette étape est réservée aux entreprises convoitant les marchés d'un montant inférieur à 25 000 euros. En effet, cette catégorie de marché n'est pas soumise à l'obligation de publication. Se faire connaître auprès des entités concernées (mairie, communauté des communes, etc.) peut alors devenir un atout pour l'entreprise intéressée. L'entretien d'une bonne relation ou une collaboration réussie avec certains élus ou cadres constitue également un avantage non négligeable. La seule condition pour être admis à participer à la sélection est de détenir les compétences nécessaires à la satisfaction de la commande publique. Cette étape se produit généralement avant la sélection des appels d'offres.

Analyser l'annonce

L'avis d'appel public à la concurrence doit obligatoirement contenir le lieu d'exécution, l'objet du marché, l'allotissement, la procédure choisie, les contraintes d'exécution, les critères d'attribution objectifs et non discriminatoires, ainsi que la date limite de remise des documents de candidature. Cette publication est donc facile à analyser et permet à l'entreprise candidate de distinguer les appels d'offres intéressants de ceux auxquels il est préférable de ne pas répondre. Ce critère de choix se fonde souvent sur la distance entre le siège et le lieu d'exécution, le montant peu élevé du marché, le délai de réponse trop court ou encore le manque de qualifications de l'entreprise pour l'exécution de ce dernier. Les entreprises sont libres de trouver un appel d'offres prodiguant un bon compromis entre le côté intéressant d'un marché et les chances de l'acquérir.

Prendre en compte les éléments du DCE

Avant de répondre à un appel d'offres, le dossier de consultation des entreprises ou DCE doit être analysé. Les entreprises peuvent retirer ce document en ligne à partir de l'adresse web officielle de l'acheteur public. Il s'agit d'un dossier plutôt complexe, donc il vaut mieux prendre le temps de bien étudier les éléments qu'il comporte. À noter que le DCE peut s'accompagner d'autres formulaires administratifs à remplir obligatoirement. Ce document comporte notamment :

• Les dispositions régissant la consultation : entretien avant réponse, critères d'attribution à détailler, etc.
• Le cahier des clauses administratives particulières ou CCAP : objet du marché, allotissement, les pièces inhérentes à la constitution du marché, les exigences par rapport au prix, etc.
• Le cahier des clauses techniques particulières détaillant les besoins techniques pour assurer la bonne exécution du marché. L'entreprise candidate peut, le cas échéant, notifier dans son offre le manque de clarté des éléments mentionnés dans ce document.

Dans le cadre d'un avis d'appel public à la concurrence, le DCE constitue le document le plus important. Il convient donc de bien l'analyser en vue de bien formuler sa réponse à l'annonce. De ce fait, la compréhension de ce document est de mise, car l'adaptation de la réponse en dépend.

Rédiger la réponse

Des formulaires types (DC1, DC2, DC4, etc.) destinés à la réponse à un avis de marché sont généralement accessibles en ligne. C'est à partir du dossier de candidature que l'acheteur public peut évaluer le candidat et prévoir l'attribution du marché. Les candidats doivent y mentionner leurs capacités financières, techniques et professionnelles afin que l'acheteur puisse procéder à l'étape de la sélection. En somme, il s'agit d'un dossier technique complet qui reprend les spécificités des travaux ainsi que les expériences et les moyens des entreprises. Il s'accompagne obligatoirement du dossier de soumission de l'offre.

Il s'avère important de bien énumérer les éléments composant le dossier de candidature avant l'envoi. L'idéal est de le faire vérifier par une personne compétente capable de s'assurer de sa conformité avec les dispositions du DCE. L'entreprise doit l'envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception au moins 5 jours avant la date limite de dépôt de candidature.

Analyse de la réponse par l'acheteur public

Une fois le pli parvenu à l'adresse indiquée dans l'avis d'appel public à la concurrence, l'acheteur public procède à l'analyse des candidatures et des offres. Il commence par l'évaluation des candidatures et sélectionne les entreprises potentielles possédant les compétences requises pour satisfaire la commande publique. Il peut demander des compléments de dossier aux candidats lorsqu'il souhaite obtenir plus de précisions sur leurs capacités juridiques et techniques. Ensuite, il effectue l'analyse des offres. L'offre la plus avantageuse sur le plan économique acquiert le marché. Les candidatures et offres non conformes sont rejetées. L'acheteur public est tenu d'informer les soumissionnaires non retenus du rejet de leur candidature et/ou de leur offre. Quels que soient les motifs de rejet, il doit en préciser les causes ainsi que les avantages de l'offre retenue et le nom de son titulaire dans sa lettre. Il publie ensuite l'avis d'attribution de marché et passe à la signature du contrat d'attribution avec le nouveau titulaire.