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Comment budgéter sa participation à un salon professionnel

Participer à un salon professionnel a un coût. Les grandes entreprises affectent un budget communication pour ce type d'événement. Les PME doivent quant à elles choisir les bons salons professionnels pour maximiser le retour sur investissement. Pour que chaque salon soit une réussite commerciale, il faut le budgéter et fixer ensuite des objectifs de ventes à court, moyen et long terme.

Comment budgéter sa participation à un salon professionnel

1. Les coûts liés à la participation à un salon professionnel

Tout d'abord, il est important de connaître les différentes choses qui coûteront de l'argent pour la participation au salon. En effet, il existe plusieurs éléments à financer lors de votre exposition dans un salon professionnel. En général, certaines choses sont prises en compte dans le coût de l'inscription à ce genre d'événements. Le coût du salon en lui-même inclut généralement :

  • l'inscription ;
  • le stand et son aménagement de base ;
  • un descriptif de l'entreprise sur le guide remis à l'entrée du salon et sur le site Internet de l'évènement.

Il est important de vous renseigner sur les prix pratiqués pour l'inclure dans votre budget salon professionnel. Ce ne sont pas les seuls éléments que vous devrez payer : il est donc primordial d'établir un budget pour l'ensemble des éléments à payer lors du salon professionnel.

Certains emplacements coûtent plus cher que d'autres. Choisissez bien un emplacement qui rentre dans votre budget mais qui reste tout de même visible. En effet, les stands les moins coûteux sont ceux qui sont souvent à l'abri des regards.

Pour avoir une estimation du budget prévisionnel pour participer à un salon soit de 40% pour l'aménagement du stand, 25% pour la location de ce dernier, 20% pour la promotion de l'événement et enfin 15% pour les frais de déplacement, d'hébergement et de repas. Cependant, il est conseillé de garder une marge dans son budget en cas d'imprévus.

2. La prise en charge des participants

Lorsque vous amenez une équipe à ce genre d'événement, il est important de prendre en compte les différents coûts que cela peut engendrer. En effet, ce n'est pas seulement la participation au salon qui a un coût : comme ils se déroulent souvent sur plusieurs jours, les salons professionnels demandent que les exposants restent sur place pendant un moment. Les coûts peuvent varier selon la localisation géographique du salon. Les prix comprennent :

  • leur transport ;
  • leurs repas ;
  • leur hébergement.

Selon l'importance du salon et les moyens alloués par les entreprises, il faut parfois prévoir la participation d'extras pour une journée ou pendant toute la durée du salon, ou encore des uniformes. N'hésitez pas à établir un budget spécifique pour les participants de votre entreprise afin de l'inclure dans votre budget final.

3. Les outils de communication

Les entreprises participent à des salons professionnels essentiellement pour communiquer. Il est donc important de prévoir des supports de communication pour assurer la visibilité de la société dans l'événement. Aussi, ne pas oublier :

  • les plaquettes ou brochures commerciales ;
  • les flyers ;
  • les informations produits ;
  • les goodies (autocollants, stylos, porte-clés, clés USB, etc.).

Ils doivent correspondre à la marque et au salon, ne pas être trop volumineux, mais assez utiles pour que clients et prospects aient envie de les prendre et de les conserver. N'hésitez pas à tout donner de dans la conception vos documents commerciaux : en effet, c'est ceux qui donneront envie aux visiteurs de revenir vers votre entreprise, avec votre prestation lors du salon. N'omettez aucune information importante pour être certain d'être contacté à l'issue de l'événement.

A noter que chaque personne présente sur le salon doit également disposer de ses cartes de visite. Avec les différentes évolutions digitales, il est possible de présenter un QR code qui emmènera vers une carte de visite dématérialisée.

4. Les indispensables d'un salon professionnel

Qui dit salon professionnel ne veut pas forcément dire être sérieux tout le temps. Il est important de prendre soin de vous et de votre équipe tout au long de l'événement. Vous pouvez par exemple prévoir des boissons et des encas pour votre équipe, mais vous pouvez également les proposer à vos clients ou à des journalistes. Cela donnera une image plus conviviale à votre stand. Dans le cas où vous auriez un invité de marque et que vous en avez les moyens, il est possible d'amener du champagne par exemple pour célébrer une vente ou pour marquer l'événement.

Surtout, n'oubliez pas de vous hydrater et d'avoir de l'eau à portée de main ! Rester debout toute la journée peut être fatigant, surtout si vous parlez pendant des heures. Pensez à boire de l'eau et à en laisser à votre équipe pour passer la journée la plus agréable possible.

5. S'assurer du retour sur investissement

L'idéal, ça serait de pouvoir récupérer l'argent que vous avez dépensé dans votre participation au salon professionnel. Il est donc important de récupérer un retour sur investissement pour éviter de dépenser des sommes faramineuses pour votre emplacement par exemple. En général, participer à un salon professionnel est assez rentable, même si le coût est élevé. Il est donc important de faire une présentation à la hauteur des espérances des professionnels qui seront présents lors de cet événement.

Cependant, ne soyez pas inquiets si vous ne réalisez aucune vente lors du salon. Il arrive souvent que celles-ci s'effectuent plus tard, une fois que l'événement se termine et que les professionnels ont eu le temps d'analyser votre entreprise.

Pour effectuer des économies, vous pouvez décider de vous associer à une autre entreprise, idéalement un sous-traitant ou un partenaire. Cela vous permettra de diviser par deux le coût de votre emplacement et cela pourrait même vous faire gagner quelques m².