Comment répondre à un appel d'offres ?

L'appel d'offres est considéré comme le levier du chiffre d'affaires des entreprises. Cet appel à prestation en B to B permet de comparer diverses propositions techniques de prestataires tout en s'informant sur la règlementation en vigueur. Répondre à un appel d'offres requiert toutefois des aptitudes spécifiques. Avant d'étudier le sujet plus en profondeur, il convient de distinguer les deux catégories d'appels d'offres : publics et privés.

Définition d'un appel d'offres

a. Les appels d'offres publics

Les marchés publics concernent essentiellement les structures publiques, telles que les services administratifs et les collectivités territoriales. La mise en place de la réglementation des appels d'offres publics permet de garantir le respect de trois valeurs fondamentales : la liberté de consultation, un traitement de réponse égalitaire et la transparence des dossiers. Le traitement juridique et administratif de ces appels d'offres relève d'une procédure lourde. En voici les deux dispositions élémentaires :

• Le montant de la prestation est déterminé en fonction du tarif de la consultation. Le marché peut être passé soit selon la procédure formalisée, soit suivant la procédure adaptée. Cette dernière donne la possibilité à l'entreprise d'obtenir une réponse plus rapidement. Étant donné l'évolution constante des seuils financiers, mieux vaut se renseigner régulièrement auprès de sites officiels spécialisés dans ce domaine spécifique.
• L'entreprise peut choisir entre consultation ouverte et procédure restreinte. Lorsque celle-ci est ouverte, le marché devient accessible à tous les prestataires. Dans le cas d'une consultation restreinte, seuls les soumissionnaires présélectionnés par le commanditaire de l'appel d'offres sont consultés.

b. Les appels d'offres privés

Dans le cadre d'un appel d'offres privé, les structures privées, telles que les PME, les TPE et les groupes d'entreprises, sont libres de rédiger leur consultation et définissent elles-mêmes les critères internes relatifs à l'appel d'offres. Répondre à un appel d'offres privé s'avère plus simple que la procédure de réponse à un appel d'offres public, notamment en termes de formalités et de précision des éléments de réponse attendus.

Répondre à un appel d'offres : les étapes à suivre

Tout d'abord, il est nécessaire d'identifier les appels d'offres publics qui correspondent aux besoins de l'entreprise. À cet effet, mieux vaut vérifier s'il s'agit d'une consultation restreinte ou ouverte avant de se lancer dans la procédure de réponse. Pour trouver les annonces qui conviennent, les consultants de la société doivent rester en veille régulière suivant leurs objectifs et leur possibilité de réponse. Certains services de veille proposent des abonnements permettant aux consultants et aux prestataires de recevoir des alertes automatiques sur les annonces correspondant à leurs critères.

D'une manière générale, les appels d'offres sont visibles dans les journaux d'annonces légales, les pages dédiées de la presse quotidienne, les sites officiels des commanditaires ainsi que les plateformes web spécialisées.

Il est conseillé d'étudier chaque annonce avant d'en sélectionner une. La réponse à un appel d'offres requiert beaucoup de temps et certaines ressources (humaines et financières). À cet effet, la sélection des dossiers doit être réalisée avec la plus grande rigueur. Ces quelques points doivent être pris en compte avant tout engagement :

• l'analyse du temps nécessaire pour répondre à chaque consultation
• la date limite de réponse et la capacité à la respecter
• la valeur ajoutée sur la consultation
• les mises à jour à réaliser sur les documents administratifs requis
• le nombre de consultations en cours
• les références sur des dossiers similaires

Une fois la sélection définie, l'étape suivante consiste à monter le dossier de réponse en gardant en tête les critères de sélection. L'acheteur public précise obligatoirement les éléments demandés aux prestataires (pourcentages alloués au budget, aux références, à la qualité technique ou au planning) en vue de contourner la complexité de la procédure de réponse. Le plan de réponse doit être respecté scrupuleusement de manière à augmenter les chances de remporter le marché. Des annexes peuvent être jointes au dossier technique pour l'appuyer. Une liste de la totalité des éléments de réponse attendus doit être dressée. Une fois les pièces justificatives et documents administratifs rassemblés, le dossier peut être transmis au commanditaire.

Le respect de la date limite s'impose pour toute remise de dossiers de réponse à un appel d'offres. A l'approche de l'échéance, il est conseillé de vérifier au préalable la présence de tous les éléments de réponse attendus. Les prestataires remettent leur dossier de réponse dans une enveloppe cachetée qui porte la mention souvent requise dans la procédure de consultation. La présence d'un élément distinctif, comme un logo, le nom d'une société ou encore une carte de visite agrafée, peut entraîner l'élimination de la candidature. Un accusé de réception est généralement attribué aux prestataires ayant déposé leurs dossiers pour justifier la date et l'heure du dépôt. Le dossier peut être envoyé par la poste (de préférence en lettre recommandée avec A/R), en main propre ou par courrier électronique.

La réponse à un appel d'offres se révèle particulièrement chronophage, et nécessite un certain niveau d'expérience ainsi qu'une bonne organisation. La lecture des documents s'effectue au préalable, avant le dépôt du dossier, afin de déceler le moindre élément manquant ou la moindre erreur technique. Cette procédure lourde et minutieuse ne peut être maîtrisée qu'après plusieurs essais. Certes, l'exercice exige beaucoup de temps et d'efforts, mais il s'agit d'un bon investissement pour conquérir de nouveaux marchés.