Comment le directeur achats organise-t-il son service ?
Le directeur achats est chargé de l'élaboration de la Stratégie achats et de sa mise en oeuvre. Il pilote et garant du processus d'achats dans une entreprise, de la planification à l'exécution. Dans ce dossier, nous vous présentons quelques aspects clés qu'il doit prendre en compte dans l'organisation de son service.
Le rôle du directeur achats est essentiel dans toute organisation qui souhaite créer de la valeur avec ses achats et optimiser les coûts et les risques associés. Pour y parvenir, il doit organiser son service en fonction d'un certain nombre de principes de base, comme la définition d'objectifs et de responsabilités clairs, l'établissement de politiques et de procédures, la mise en place de systèmes de gestion de l'information et l'adoption d'une approche stratégique. Bien souvent, la direction se compose de plusieurs services qui reflètent la segmentation des achats et leur criticité. Certaines directions décident également de dédier une part de l'innovation à une équipe tandis que d'autres préfèrent nommer des task forces ah hoc.
1. Définir d'objectifs et attribution des responsabilités
Le directeur achats fixe des objectifs pour son service, comme réduire les dépenses d'achat, optimiser la gestion des stocks, améliorer la qualité des produits et services achetés ou diversifier les fournisseurs. Il a aussi pour rôle d'assigner des responsabilités spécifiques pour chaque membre de son équipe.
Ces responsabilités peuvent inclure la recherche de nouveaux fournisseurs, la négociation des contrats, la gestion des relations avec les fournisseurs existants, la surveillance des niveaux de stock, la gestion des processus d'achat et la coordination des achats entre différents départements de l'entreprise.
Le choix des responsabilités spécifiques à attribuer à chaque membre de l'équipe dépendra de la situation et des besoins de l'entreprise, ainsi que des compétences, de l'expérience, de la disponibilité et des intérêts de chaque membre de l'équipe. Dit autrement, le dimensionnement de vos équipes dépend également de la polyvalence et de la solidarité que vous voulez y mettre en son sein. Souhaitez-vous créer des petites équipes spécialistes de l'énergie ou de la mobilité, ou créer des équipes plus généralistes et polyvalentes qui travailleront en mode projet. Ici, il sera surtout question de concilier l'existant avec vos souhaits et vos expériences antérieures réussies.
2. Établir une politique achats et les procédures attenantes
Le directeur achats met aussi en place une politique achat et des procédures pour tous les aspects du processus. La politique dépendra bien évidemment de la stratégie globale d'entreprise.
Par exemple, pour la sélection des fournisseurs, il applique des critères spécifiques de RSE, tels que le sourcing des matières premières, le respect des droits humains chez les fournisseurs, la localisation géographique et le respect des valeurs éthiques de son entreprise.
Pour la négociation des prix, il doit respecter des plafonds et des planchers pour chaque type de produit ou de service, en fonction de son analyse des coûts et du marché. Pour la passation des marchés, il met en place des processus de validation interne pour assurer la conformité aux politiques de l'entreprise et aux réglementations gouvernementales.
Ainsi, l'entreprise peut augmenter sa rentabilité et consolider sa position concurrentielle sur le marché.
3. Mettre en place de systèmes de gestion de l'information
Le directeur achats fournit à son équipe des outils pour suivre les stocks, gérer les commandes et les factures, et évaluer les performances des fournisseurs. Ces systèmes de gestion de l'information donnent à l'entreprise une vue d'ensemble des stocks, des commandes, des factures et des fournisseurs. Ils servent aussi à réduire les erreurs et les délais, améliorer la gestion de la trésorerie et contrôler les coûts d'achat. Ils aident enfin à améliorer la qualité et la précision des informations.
En utilisant des solutions de contrôle basées sur des systèmes de gestion des stocks et des commandes, des logiciels de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) et des outils de facturation électronique, le directeur achats permet à l'entreprise de disposer de données en temps réel pour prendre des décisions éclairées en matière d'achats et de planification de la chaîne d'approvisionnement.
Par exemple, les données sur les stocks permettent de planifier les commandes et d'optimiser les délais de livraison, tandis que les données sur les fournisseurs permettent de choisir les meilleurs partenaires et de négocier des conditions d'achat plus avantageuses ;
4. Adopter une approche stratégique
Le directeur achats adopte une approche stratégique de l'approvisionnement en alignant ses stratégies d'approvisionnement sur les objectifs de l'entreprise. En d'autres termes, il s'agit de considérer les achats comme un levier de création de valeur plutôt que comme un simple poste de dépense.
Concrètement, cela implique de collaborer avec d'autres départements, tels que la production, la logistique, la finance et le marketing, pour comprendre les besoins de l'entreprise et développer des plans d'approvisionnement adaptés.
Le directeur achats anticipe aussi les évolutions du marché, les tendances technologiques et les changements réglementaires qui peuvent affecter l'approvisionnement. Il évalue les risques liés aux fournisseurs et met en place des plans de contingence pour éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement.
En adoptant une approche stratégique de l'approvisionnement, il contribue à la réussite à long terme de son entreprise en maximisant la valeur des achats et en minimisant les coûts et les risques associés
