Comment mesurer les gains achats

Pouvant représenter jusqu'à 60 à 70 % du chiffre d'affaires d'une entreprise, les achats sont devenus un processus stratégique. Leur efficacité est donc essentielle pour booster la rentabilité des organisations et assoir leur réputation.

Mesurer la performance des achats

Les gains reflètent la valeur ajoutée obtenue en matière d'économies ou d'amélioration de la qualité sur l'achat d'un service ou d'un produit. Cependant pour améliorer la performance de cette fonction, il reste à combattre certaines idées reçues encore fortement ancrées dans les organisations managériales, notamment que ces gains ne concernent pas uniquement les acheteurs ! En effet, bien qu'ils permettent de quantifier la valeur ajoutée apportée par ces derniers, il est crucial de se rappeler qu'ils ne sont ni leur seule mission ni la finalité des entreprises.

Intégrant les réductions de dépenses budgétaires et de capital, ces gains sont habituellement calculés sur une période de 12 mois. Il est possible de distinguer la performance de la fonction achats de la conjonction interne et externe. Toutefois, il n'est pas rare que certaines directions achats focusées sur les résultats ne comptent pas l'inflation comme un facteur hors de leur contrôle. Ainsi, la précision du calcul dépend grandement de la méthode choisie.

Les formules les plus classiques

Ces méthodes sont basées sur l'écart entre des situations ou des prix " de référence " et " nouveaux " suite à l'intervention des acteurs. Le résultat obtenu est ensuite multiplié par le volume prévisionnel.

Ces formules fondamentales se déclinent en fonction du type d'achats :

• Les gains sur une dépense connue

Appliquée aux achats récurrents, cette formule consiste à comparer un prix de référence à un nouveau prix et de multiplier le résultat par le volume prévisionnel. Le choix du prix de référence est souvent une source de disparité entre les sociétés et peut être caractérisé par :

• le tarif précédemment appliqué
• le prix public
• la meilleure offre
• l'offre moyenne
• la première ou la dernière offre

Le gain obtenu peut, quant à lui, résulter :

• d'une négociation de prix avec les fournisseurs
• d'une baisse de coût unitaire réalisée grâce à une augmentation du volume de production
• d'un changement de fournisseur

Cette méthode rebondit sur les meilleures pratiques en matière d'achats observées dans les secteurs publics et privés et présente le double avantage de la simplicité et de l'homogénéité.

La formule est ainsi : gain achat = (prix historique - prix nouveau) x volume prévisionnel.

• Les gains sur une dépense estimée

Cette formule concerne les achats projets d'un produit en liaison avec la stratégie globale de l'entreprise. Les acheteurs coordonnent l'achat des matières premières, les lignes de production, les prestations de service et les produits transformés. Ainsi, pour évaluer le prix de référence interne, un équivalent externe moins le coût actuel est multiplié par le volume prévisionnel. Toutefois, cette méthode reste coûteuse en termes d'argent et de temps et n'est pas toujours exacte.

La formule est ainsi : gain achat = (prix de référence - prix nouveau) x volume prévisionnel.

• Les gains sur un budget

Ici, les gains sont estimés en ôtant le prix unitaire d'un produit ou d'un service et en multipliant le résultat obtenu par le volume prévisionnel du budget. Bien que cette formule s'adapte aux moyens économiques des entreprises, elle demeure quelque peu irréaliste vis-à-vis des prix appliqués précédemment ou des prix du marché.

La formule est ainsi : gain achat = situation de référence - situation améliorée.

Le principal inconvénient de ces méthodes de calcul des gains reste la précision des volumes prévisionnels. Constituant eux-mêmes la base de calculs des budgets, ils doivent faire l'objet d'un suivi régulier afin de respecter l'évolution d'une opération.

Les trois phases du calcul des gains achats

La responsabilité de l'acheteur sur un projet donne? est organisée en trois phases :

• l'identification des opportunités
• la conduite du projet
• le suivi de la bonne exécution

Dans un premier temps, calculer les " gains cibles " permet de définir des priorités et par conséquent, de mobiliser les ressources disponibles sur les achats a` forte valeur ajoutée.

En deuxième phase et après que l'action de progrès soit réalisée ou le marché avisé, le calcul des " gains sécurises " permet d'évaluer et de mettre en évidence la valeur ajoutée obtenue par les interventions des acheteurs.

Finalement, la phase de l'exécution consiste à contrôler les " gains réalisés ". Afin de les consolider, il est préférable d'effectuer ce contrôle a` la fin de l'exécution du marché?.

Lier l'évaluation des gains achats à la stratégie d'entreprise

Toutes les entreprises s'accordent à dire que l'une de leurs premières missions est de créer de la valeur pour leurs actionnaires et de servir le client interne. Afin que cela soit réalisable, les plans d'action doivent nécessairement être calqués sur la stratégie d'entreprise. De plus, comme mentionné plus haut, les acheteurs doivent être impliqués au maximum dans les projets de recherche et développement afin que les meilleurs coûts et l'innovation avancent de concert. S'entourer d'une escouade coordonnée et régulièrement formée permet de monter en compétences et d'atteindre les objectifs plus rapidement. La qualité est également un critère important. Dans les deux cas, le suivi périodique d'indicateurs spécifiques permet de jauger le respect de la stratégie et de décider des actions correctives qui s'imposent.