Comment mettre en place le recouvrement amiable

1. L'enjeu du recouvrement amiable : diminuer les délais de paiement

Un tiers des entreprises françaises estiment que les délais de paiement de leurs clients se sont détériorés. Dans ce climat économique tendu, la mise en place d'une stratégie de recouvrement doit privilégier autant que possible le recouvrement amiable pour limiter les défauts de paiement, tout en préservant la relation commerciale.

2. Optimiser le recouvrement amiable en amont

Le pré-recouvrement doit faciliter le processus de recouvrement, via plusieurs bonnes pratiques :

• étude de solvabilité ;
• détermination de limites de crédit adaptées ;
• clauses commerciales dissuasives ;
• demande d'acompte ;
• prises de garanties.

Pour les principales créances, on procèdera systématiquement à un appel avant échéance - juste après l'émission de la facture par exemple - afin de s'assurer que le paiement ne sera pas menacé par d'éventuels litiges ou difficultés financières du débiteur.

Le dialogue est la base du recouvrement amiable : un accord avec le client aura pour but d'éviter un recouvrement contentieux long, coûteux et à l'issue incertaine.

3. Relance adaptée et graduée pour un recouvrement amiable efficace

La balance âgée détaille l'ensemble des factures impayées émises par l'entreprise. Une édition régulière - mensuelle par exemple - permettra d'agir vite mais aussi d'établir des priorités dans la gestion du risque client. Des relances systématiques et rapides optimisent les chances d'obtenir un engagement de paiement dans un délai raisonnable.

Lorsqu'un retard de paiement est constaté, la procédure de recouvrement doit aussi être graduelle :

• relances téléphoniques en premier lieu ;
• lettre de relance doublée d'un fax ou d'un email, en ciblant l'interlocuteur privilégié ;
• courrier de relance en recommandé, ce qui propage l'information à toute la direction ;
• visites du commercial.

4. Eléments psychologiques et recouvrement amiable

Multiplier les relances avant d'engager une procédure de recouvrement peut s'avérer risqué : le client s'habitue alors à recevoir plusieurs relances avant de procéder au paiement. Il faut toujours privilégier le recouvrement amiable, pour préserver les relations commerciales tout en faisant valoir son bon droit.

Une mise en demeure ou une sommation d'huissier, certes plus coûteuse, suffiront parfois à provoquer le recouvrement de la créance.

5. Externalisation du recouvrement amiable : expertise et préservation de la relation client

Certaines entreprises pourront faire appel à des prestataires extérieurs :

• sociétés de recouvrement ;
• assureurs-crédit ;
• affactureurs ;
• la médiation du crédit.

Ces spécialistes bénéficient d'une solide formation juridique et apporteront une expertise appréciable en renseignement client et recouvrement. Neutres, ils seront aptes à dépassionner le litige.