Comment créer un groupement d'achat ?
Un groupement d'achat permet à plusieurs entreprises de mutualiser leurs besoins et leurs moyens pour négocier des conditions plus avantageuses auprès de leurs fournisseurs. Quelles étapes pour créer une structure pérenne ?
Les groupements d'achat, véritable stratégie de mutualisation des besoins en biens et services, sont de plus en plus répandus dans le monde des affaires. Cette structure permet à ses membres d'obtenir des conditions d'achat plus avantageuses en négociant avec les fournisseurs, grâce effet levier lié au volume. Pour créer un groupement d'achat efficace et pérenne, plusieurs étapes sont à suivre.
1. Définir le mode de fonctionnement du groupement d'achat
Il existe plusieurs façons de gérer un groupement d'achat :
- Le groupement peut être acheteur/revendeur : il recueille les besoins de chaque membre, passe une commande groupée et revend ensuite les produits achetés.
- Le groupement peut être négociateur/référenceur : son rôle est alors de négocier avec les fournisseurs les conditions d'achat les plus avantageuses et de signer des accords. Les membres du groupement passent ensuite commande eux-mêmes auprès des fournisseurs référencés.
- Le groupement peut être mandataire : chaque entreprise partenaire gère une famille de produits, et commande pour le compte de tous les membres, en étant mandatée.
2. Choisir le mode de fonctionnement du groupement d'achat
Le choix du mode de fonctionnement d'un groupement d'achat dépend de plusieurs critères, tels que :
- Le degré d'autonomie et de responsabilité des membres du groupement : si les membres souhaitent garder le contrôle sur leurs commandes et leurs relations avec les fournisseurs, ils peuvent opter pour un mode négociateur/référenceur ou mandataire. Si les membres préfèrent déléguer la gestion des achats au groupement, ils peuvent choisir un mode acheteur/revendeur.
- Le type de produits ou de services concernés par les achats groupés : si les produits ou les services sont standardisés, homogènes et facilement comparables, un mode acheteur/revendeur peut être plus adapté. Si les produits ou les services sont spécifiques, hétérogènes et difficiles à comparer, un mode négociateur/référenceur ou mandataire peut être plus approprié.
- La fréquence et le volume des achats groupés : si les achats groupés sont fréquents et importants, un mode acheteur/revendeur peut permettre de réaliser des économies d'échelle et de simplifier la logistique. Si les achats groupés sont ponctuels et limités, un mode négociateur/référenceur ou mandataire peut offrir plus de flexibilité et de réactivité.
3. Définir la forme juridique du groupement d'achat
Le choix de la forme juridique est important lors de la création d'un groupement d'achat. Il existe plusieurs options possibles :
- L'association (loi 1901) : c'est une forme simple et peu coûteuse, mais qui présente des limites en termes de responsabilité et de capacité commerciale.
- Le groupement d'intérêt économique (GIE) : c'est une forme souple et adaptée aux activités commerciales, mais qui implique une responsabilité solidaire et indéfinie des membres.
- La société commerciale (SARL ou SAS) : c'est une forme structurée et sécurisante, mais qui nécessite un capital minimum et des formalités plus importantes.
4. Choisir la forme juridique adaptée
Le choix de la forme juridique d'un groupement d'achat dépend de plusieurs critères :
- Cas n° 1 : Si le groupement souhaite réaliser des achats ponctuels et limités dans le temps, avec des partenaires de confiance et une grande souplesse dans l'organisation, il peut opter pour une association loi 1901 ou un groupement d'intérêt économique (GIE). Ces formes juridiques sont simples et peu coûteuses à créer et à gérer. Elles permettent aux membres de se répartir les tâches et les pouvoirs selon leurs besoins et leurs envies.
- Cas n° 2 : Si la structure vise à réaliser des achats réguliers et importants, avec des partenaires variés et une structure sécurisante, il peut opter pour une société commerciale (SARL ou SAS). Ces formes juridiques sont structurées et sécurisantes. Elles limitent la responsabilité des membres à leurs apports et offrent une crédibilité renforcée auprès des fournisseurs et des partenaires.
- Cas n° 3 : Si le groupement vise à se développer et à se diversifier, avec des partenaires ambitieux et une capacité commerciale renforcée, il peut opter pour une société par actions simplifiées (SAS). Cette forme juridique est la plus flexible et la plus personnalisable. Elle permet aux membres de définir librement les modalités de fonctionnement du groupement, de modifier facilement les statuts et de céder leurs parts sans contrainte.
NOTA BENE : Il est recommandé de consulter un professionnel du droit afin de déterminer la forme juridique la plus adaptée à votre situation particulière et de prendre en compte les aspects fiscaux et comptables qui y sont associés.
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