Comment rédiger des CGA ?

Les CGA sont définies comme un moyen de sécurisation des achats tant pour l'entreprise acheteuse que pour ses fournisseurs. Elles adoptent la même forme que les conditions générales de vente ou CGV. Elles définissent les dispositions générales auxquelles sont rattachés les achats de produits et/ou services.

Le contenu des CGA

Certes, les CGA sont personnalisables en fonction de l'activité de l'entreprise et de l'importance des achats. Toutefois, certaines clauses et mentions sont obligatoires dans le contrat alors que d'autres sont facultatives. Rédiger ce type de contrat permet d'encadrer les transactions d'achat spécifiques pour la société. Les CGA ne sont pas toujours indispensables lors des opérations d'achat et pour certaines structures, mais elles s'avèrent nécessaires lorsque le bilan sur les risques encourus lors des achats inquiète les entrepreneurs. Les détails relatifs au contenu des CGA, à la modalité de rédaction ainsi qu'aux éventuels conflits entre CGV et CGA sont autant de points à préciser dans l'intérêt des parties concernées.

a. Les dispositions obligatoires

Les CGA n'ont valeur de contrat qu'à la condition de contenir certaines clauses essentielles à l'encadrement des opérations d'achat d'une entreprise. Voici les différentes mentions qui doivent y figurer à cet effet :

• Le champ d'application : il concerne la mise en pratique des dispositions établies sur les achats globaux ou spécifiques de l'entreprise. Les CGA sont généralement applicables à tout achat et demande de commande ou d'offres.
• Les tarifs, devis et modalités de paiement : les CGA mentionnent obligatoirement les prix fermes et non négociables, toutes taxes incluses. Le mode de facturation au cours des opérations d'achat y est également précisé. En principe, le vendeur envoie sa facture à l'acheteur à chaque commande. Quant aux modes de paiement, il doit laisser à l'acheteur la possibilité de choisir entre différentes options en vue de simplifier les transactions.
• Les délais de paiement et de livraison.
• Les pénalités en cas de dépassement.
• Le mode de suivi de la logistique : cela permet de vérifier les certificats de conformité, les bordereaux d'expédition ainsi que les moyens de transport et les emballages des produits.
• Les garanties et la responsabilité : tout contrat d'achat et de vente engage le vendeur à assurer la qualité de ses produits et/ou services. Ces derniers doivent donc être livrés sous garantie afin d'éviter tout conflit de non-conformité entre les parties.
• L'assurance : il revient au vendeur de souscrire une assurance pour couvrir sa responsabilité vis-à-vis de l'acheteur.
• Les modalités de résiliation : comme tout contrat, les CGA peuvent être suspendues à la demande de l'acheteur.
• La loi applicable et le tribunal compétent en cas de contentieux.

b. Les dispositions facultatives

Il est possible d'insérer des clauses propres à l'acheteur afin de personnaliser les CGA. Voici quelques exemples de dispositions facultatives :

• La garantie des produits pour la santé : l'acheteur peut exiger du vendeur qu'il lui fournisse l'assurance que ses produits ne nuisent pas au bien-être des consommateurs ainsi qu'à l'environnement. L'insertion de cette clause est entièrement facultative, car elle dépend entièrement des besoins de l'acheteur en matière de sécurité.
• La documentation technique : l'utilisation de la plupart des produits requiert un certain apprentissage au préalable. À cet effet, l'acheteur peut réclamer au vendeur la fourniture d'une notice d'utilisation lui permettant de se familiariser avec les propriétés techniques et l'utilité des nouveaux produits.
• La sous-traitance : l'acheteur est en mesure de soumettre le vendeur à une clause de non-sous-traitance de tout ou une partie de ses obligations à un tiers sans son consentement.

La rédaction des CGA

Les CGA doivent être rédigées en fonction des besoins de l'acheteur. C'est en se référant à son contenu qu'il devient possible de résoudre les conflits relatifs aux achats, quelle que soit leur importance. De ce fait, il convient de personnaliser son contenu. Pour ce faire, le recours à un avocat est de mise.

a. La rédaction des CGA par un avocat

Les avocats spécialisés en droit des contrats ont qualité pour rédiger les CGA. Il est ainsi inutile de se tourner vers les modèles de conditions générales standards proposés sur le web. Ces professionnels du droit sont parfaitement en mesure de personnaliser un contrat en fonction des besoins de l'acheteur et de son positionnement commercial. En cernant parfaitement les clauses à insérer dans les CGA, ils laissent moins de place à l'interprétation. De cette manière, chaque partie y trouve son compte. Le recours à un avocat est d'autant plus intéressant que les dispositions floues sont passibles d'une sanction sévère pour l'acheteur en cas de litige.

Seul un avocat du barreau compétent est en mesure de rédiger les CGA conformément aux dispositions de la réforme du droit des contrats. De plus, les entrepreneurs prévoyant d'acheter à l'international ont intérêt à solliciter l'aide d'un professionnel juridique pour traduire leurs conditions générales fidèlement et conformément à leurs besoins, leur permettant ainsi de se prémunir contre toute contestation sur le contenu du contrat.

b. CGV contre CGA

Les cas de conflits entre CGV et CGA ne sont pas rares. En théorie, les premières prévalent sur les secondes. La loi Hamon de 2014 place les conditions générales de ventes ou CGV à la base de toute négociation commerciale. Toutefois, les CGA sont utiles sur plusieurs points. D'abord, la signature du vendeur confirme l'exécution de la commande ainsi que son acceptation à se conformer aux conditions de l'acheteur. Elles sont aussi préférables en cas de conflit lorsqu'elles ont été adaptées aux possibilités du fournisseur. Toute contradiction entre CGV et CGA sur une clause spécifique implique l'exclusion de cette dernière de l'accord global. En effet, le droit français stipule que deux clauses contraires s'annulent.