Comment faire une bonne analyse des coûts d'achats

Dans le cadre d'un marché public ou privé, les gains économiques s'obtiennent généralement en décomposant le coût de la prestation ou du produit acheté. Il s'en suit une analyse des différents postes de coûts, sans toutefois prendre en compte le coût d'achat immédiat. En revanche, le coût global d'utilisation est inclus dans l'analyse et le calcul des coûts d'achats. En voici les détails !

La différence entre les coûts

L'analyse des coûts d'achats concerne différentes tarifications, notamment :

• Le coût d'acquisition : l'acheteur s'en acquitte pour acquérir un matériel.
• Le coût d'utilisation qui peut concerner les dépenses logistiques relatives à l'exécution du marché.
• Le coût de maintenance du matériel utilisé.
• Le coût de fin de vie : l'acheteur paie le prix de la reprise du matériel.

Cette analyse permet de réduire chacun de ces coûts. Elle doit porter sur chaque poste de coûts du marché public ou privé afin de garantir l'efficacité des achats. Par exemple, si l'achat concerne l'acquisition d'un ordinateur, il doit nécessairement impliquer les tarifs du logiciel d'exploitation, de chaque composant, de la livraison et de la garantie, entre autres. Certains coûts peuvent être plus élevés que d'autres, tels que le coût de maintenance et le coût de la commande.

Les types de coûts d'achats

Les coûts d'achats sont variés. Ils peuvent être :

• Un coût proportionnel : il regroupe les dépenses nécessaires à la fabrication d'un produit proportionnellement au nombre d'unités mises en ouvre.
• Un coût variable : un coût proportionnel associé à des dépenses variables non proportionnelles utilisées dans la réalisation d'un produit.
• Un coût direct : constitué par le coût variable et de toutes les dépenses fixes.
• Un coût de revient : coût direct + coûts de distributions.
• Un coût d'acquisition : prix d'achat additionné des frais divers liés au produit. Il est aussi appelé " coût de cession " lorsque l'acquéreur travaille au sein de l'entreprise.
• Un coût d'utilisation : coût d'exploitation du produit au profit de l'acheteur.
• Un coût de maintien en état de service entraîné par les travaux de maintenance.
• Un coût de mise hors service : résultat de la destruction ou du recyclage d'un produit.
• Un coût global : concerne tous les coûts relatifs à l'existence du produit, allant du coût d'acquisition au coût de mise hors service.
• Un coût global de référence : ensemble des dépenses occasionnées par l'acquisition d'un produit correspondant à un usage de référence.
• Un coût moyen d'unité d'usage : rapport entre le coût global de référence et la durabilité évaluée en nombre d'unités d'usage.
• Coût objectif : concernant l'acquisition du produit.

Le mode de calcul des coûts d'achats

L'analyse des coûts d'achats passe obligatoirement par le calcul. À noter que les coûts d'achats figurent dans l'évaluation du coût de revient complet qui comporte en plus les coûts de production et les coûts hors production. Ils se définissent comme le tarif payé au fournisseur pour l'achat de prestations ou de marchandises. Les produits ont été stockés avant d'être commercialisés avec le surplus que représente la marge commerciale. Avant de procéder au calcul, il s'avère nécessaire de connaître le coût d'achat sur l'année précédente ainsi que la variation de stock entre le début et la fin de l'exercice. De cette manière, le calcul du délai de stockage des marchandises devient plus simple.

Le coût d'achat comporte le prix d'achat ou charge directe, et les frais accessoires d'achat ou d'approvisionnement, aussi appelés charges intermédiaires. Les frais accessoires d'achats concernent la somme payée à des tiers sur les matières et la marchandise avant sa livraison à l'entreprise. Ils peuvent concerner les frais de transport ou les commissions. Les frais accessoires d'approvisionnement se définissent comme des charges indirectes concernant la mise en stock des marchandises.

Coût d'achat = prix d'achat + frais accessoires (d'achat et/ou d'approvisionnement).

Les coûts d'achats de prestations intellectuelles

Les services intellectuels peuvent être tarifiés, et donc générer des dépenses pour l'acheteur. Dans le cas des prestations de conseil fournies à l'État, on note trois sortes de mécanismes de tarification :

• La tarification unitaire : elle est évaluée en jours-hommes et est proportionnelle au temps de consultation. Le niveau de compétence des consultants conditionne la grille tarifaire. Certes, elle est courante dans le cadre des conseils juridiques, mais elle n'est utilisée que dans un tiers des cas.
• La tarification forfaitaire : il s'agit du montant de facturation pour la fourniture d'un " livrable " commandé. Le prestataire fixe à l'avance le montant de ses prestations. Cette somme ne peut être ajustée aux moyens mis en ouvre dans le traitement d'une commande. Cette technique de tarification est utilisée dans près de deux tiers des cas.

La tarification à la performance ou au résultat : plus rare que les deux premiers modes de tarification, celui-ci combine généralement une partie forfaitaire et une autre partie évaluée en fonction du résultat. Il a été auparavant utilisé par le ministère irlandais du Revenu pour évaluer la rémunération de ses consultants dans le cadre de l'installation de dispositifs de lutte contre la fraude fiscale. Sa mise en place est toutefois complexe, car le mécanisme de rémunération à la performance nécessite une étude claire et approfondie.