Comprendre les frais professionnels

1. Les différents types de frais professionnels

Les frais professionnels désignent les sommes dépensées par le salarié dans le cadre de son activité. L'entreprise a l'obligation de les rembourser en fonction de leur nature et de plafonds fixés par l'URSAFF. Les frais professionnels peuvent être :

• les frais de nourriture ;
• les frais de grand déplacement ;
• les frais de transport domicile-travail ;
• les frais de mobilité professionnelle ;
• les frais de représentation ;
• etc.

2. Rembourser les frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut prendre deux formes :

• Le remboursement forfaitaire. L'employeur indemnise le salarié sous forme de primes. Ces dernières sont indiquées dans le contrat de travail ou la convention collective de l'entreprise ou encore par l'usage établi dans l'activité professionnelle. Dans ce cas de figure, aucun justificatif de dépense n'est demandé au salarié.
• Le remboursement sur les dépenses réelles engagées. Sur présentation de factures et autres justificatifs, l'employeur rembourse son salarié des dépenses engagées par ce dernier. Ces frais professionnels ne sont pas inclus dans le salaire.

3. Rembourser les frais professionnels réels

L'employeur a obligation de rembourser son salarié sur la base des dépenses réelles engagées dans les cas suivants :

• les frais sont des frais de mobilité professionnelle ;
• les frais sont des frais de grand déplacement ;
• les frais sont liés à une situation de télétravail ;
• les frais sont liés à l'utilisation de nouvelles technologies.

4. Remboursement forfaitaire des frais professionnels

Une allocation forfaitaire peut être versée au salarié pour indemniser :

• les frais de logement ;
• les frais de nourriture ;
• les frais de transport domicile-travail ;
• les frais de mobilité professionnelle en France métropolitaine.

5. Exonérer ses frais professionnels

Les frais professionnels ont la particularité de n'être ni imposables, ni soumis aux cotisations sociales. Mais attention, des plafonds d'exonération sont établis par l'URSAFF pour chaque catégorie de frais. Passé ces seuils, l'employeur est redevable des cotisations sociales.