Comment dématérialiser son processus de facturation
Réduire les coûts ou fluidifier les process sont de bonnes motivations pour dématérialiser la facturation en entreprise. Le passage aux factures électroniques est un projet d'ensemble obligeant l'entreprise à s'intéresser aux technologies existantes et aux questions de sécurité.
1. Facture électronique ou facture dématérialisée ?
Facture électronique et facture dématérialisée sont deux concepts bien différents :
- une facture dématérialisée est une facture qui existe d'abord en version papier, et qui a été scannée par la suite, pour des raisons de stockage, d'archivage ou de diffusion ;
- une facture électronique, ou e-facture, est une facture qui n'existe qu'en version numérique.
Les deux sont valides fiscalement, mais elles correspondent à deux stratégies distinctes de facturation.
2. Pourquoi choisir les factures électroniques
Le traitement des factures est un processus coûteux. De l'émission à l'archivage, en passant par la mise en paiement, une facture papier peut coûter en moyenne 17 euros, selon les professionnels du secteur. En revanche, une facture dématérialisée ne coûterait que 4 euros à l'entreprise émettrice.
Ces économies peuvent se révéler cruciales pour les entreprises qui multiplient les contacts commerciaux. Par ailleurs, avec la mondialisation des transports et des télécommunications, qui permettent aux PME de faire du business avec des pays du monde entier, la facture électronique est devenue une évidence pour fluidifier les échanges.
La facturation électronique permet un temps de gestion bien inférieur, qui peut en outre être externalisé. Des prestataires de services sont capables de gérer tout le processus d'e-facturation d'une PME, jusqu'à l'archivage qui peut être intégré à votre système et à celui de vos clients ou de vos fournisseurs.
3. Passer à l'e-facture, un projet d'envergure
Il ne faut pas sous-estimer le processus de passage à l'e-facture complexe à mettre en oeuvre et qui demande un investissement humain et financier, et une maîtrise d'ouvrage précise. Les coûts inclus peuvent être :
- l'appel à un prestataire, idéalement un professionnel en dématérialisation ;
- l'acquisition d'un logiciel d'e-facturation, avec ou sans signature électronique.
Dans tous les cas, le passage à la facture électronique est un projet qu'il convient de planifier, puisqu'il suppose une refonte en profondeur du système de l'entreprise, de l'acquisition à la diffusion des factures, en passant par le traitement et le stockage.
Une fois mis en place, les projets de passage à l'e-facturation ont un retour sur investissement élevé, avec un seuil de rentabilité rapide, qui intervient en moyenne au bout d'un an, grâce à des technologies arrivées à maturité.
4. Réussir la dématérialisation de sa facturation
- Le passage à l'e-facture repose sur des technologies : GED, LAD, OCR... Il convient de bien les maîtriser pour appréhender le projet.
- Ensuite, il faudra faire le choix du mode d'e-facturation, entre EDI ou PDF simples ou avancés.
- Pour renforcer la sécurité des échanges, la signature électronique peut-être un passage obligé.
